テレワークツールをmoconaviへと移行し外勤社員の生産性を向上、コロナ禍への対応も円滑に実現

近鉄不動産株式会社
近鉄不動産株式会社
1968年4月に創業した近鉄グループの不動産部門の中核企業。マンション・戸建分譲事業 、リフォーム、不動産仲介事業などを展開し、総分譲戸数は8万戸を超えている。またビルとして日本一の高さを誇る「あべのハルカス」をはじめとするオフィスビル、商業施設の運営など住まいと暮らしに関するさまざまな分野で事業を展開しています。
業 種 不動産・物品賃貸業
利用シーン boxと連携したファイルアクセス、メールやスケジュールの確認、リモートデスクトップ
連携サービス box、moconaviRDS(Splashtop)

課 題

  • ・box移行に伴う既存テレワークツールの拡張対応性の問題。
  • ・テレワーク対象者の拡大に伴う私用端末のセキュリティの強化。
  • ・コロナ禍で在宅勤務者増加に伴い特定業務ツール利用対応の見直。

効 果

  • ・box連接で端末にデータが残らないmoconaviへの移行
  • ・私用端末で業務システムへ接続する場合でも情報漏洩リスクの解消
  • ・moconaviRDSで在宅から社内システム利用を実現

課題

社内ファイルストレージとして利用しているboxが既存のツールでは接続できないことが判明

1968年4月に現在の社名で創業する以前から住宅地造成・住宅建築業務を手掛け、すでに100年以上にわたって街づくりに取り組んできた近鉄不動産株式会社。総分譲数は8万戸を超え、ビルとして日本一の高さを誇る「あべのハルカス」の運営会社として知られています。また最近では、三重県志摩市の英虞湾に面したホテル「都リゾート 奥志摩 アクアフォレスト」での「近鉄・伊勢志摩ワーケーション」も推進。新たなライフスタイルや働き方の実現にも貢献しています。近鉄不動産株式会社では、2019年秋からmoconaviを活用しています。

「当社は仲介業の担当者や営業職、リフォーム業の営業職など、400名近くの社員が外勤を行っています」と語るのは、近鉄不動産株式会社 経営企画室でチーフを務める山口 覚 氏。以前は業務で必要な資料を紙で持ち歩き、メールやスケジュールの確認のために会社に戻るといったことが、日常的に行われていたと振り返ります。「必要な情報に社外からアクセスできるようにすることで、外勤の業務を効率化したい。このようなことは以前から考えていました」。

そのために2017年12月には、テレワークツールとして他社製品を導入。メールやスケジュールを社外から確認できる環境が整備されました。その後、2017年上期に社内のファイルサーバーを廃止し、ファイル共有をboxへと移行。サーバー管理の負担を削減すると共に、ネットワークストレージをシャドーITの形で利用されることも回避しています。

「box導入の最大の狙いはセキュリティの担保です。営業担当者が持ち運ぶ資料の中には、お客様の個人情報が含まれているものも少なくありません。これを社外で紛失することで、情報漏えいする危険性を回避したかったのです」(山口氏)。

しかしここで重要な問題が発生します。それは「使っていたテレワークツールではboxへの接続ができない」ということでした。

導入ポイント

boxとの連携に加え端末にデータが残らないことを高く評価

この問題を解決するため、テレワークツールの見直しに着手。その中で有力候補となったのがmoconaviでした。「moconaviに着目したのはboxとの連携ができるからですが、データが端末側に残らないことも重視しました。これなら端末を社外で紛失したとしても、boxに格納されている情報が漏洩することはありません」(山口氏)。

またシンプルに使えることも採用を後押しする結果となりました。近鉄不動産では他にも複数の製品が検討されましたが、最もシンプルにセキュリティを守れるのはmoconaviであると評価されたのです。

2019年秋にはmoconaviのトライアルを開始。問題なく使えることを確認した上で、2019年12月から本格的な活用が始まります。メール確認やスケジュール管理も他社製品からmoconaviへと移行。社内の勤務ルールに合わせて利用時間を制限する機能も、サポートチームによる丁寧な支援のもと実現しています。

新型コロナウイルス感染症拡大に伴う緊急事態宣言の際には、対象ユーザーを一気に拡大し、リモートデスクトップ「moconaviRDS(Splashtop)」も導入。社内PCにmoconaviと連携をしてリモートアクセスできるようにすることで、オンプレミスの業務システムを在宅勤務で利用できる環境を実現しています。

現在のID数は約1,000。導入当初は外勤社員と管理職を対象にIDを配布しましたが、現在は約900名の社員全員に加え、社員以外の一部のスタッフも利用しています。端末で使用しているOSはAndroid、iOS、Windows、MacOSと多岐にわたっており、約4割が社給端末、残りの6割がBYODとなっています。

効果

外勤社員の時間外勤務は1/3に、コロナ禍への対応も迅速化

「moconaviからboxにアクセスする環境を整えたことで、外勤の社員が紙の資料を持ち歩く必要がなくなりました」と山口氏。必要な資料はどこででも参照でき、メールやスケジュールの確認も社外で行えるため、仕事が終わった後に直帰しやすくなったと語ります。「外勤社員の時間外勤務も導入前に比べて1/3に減っています」。

コロナ禍への対応では、moconaviRDS(Splashtop)との連携が可能だったことが大きなメリットになったと指摘。社内の業務システムのほとんどはクライアント/サーバー型で構成されていましたが、業務を止めることなく在宅でも利用できる環境を整備できたと言います。

「緊急事態宣言が出た時にはVPNを構築する時間すらありませんでしたが、事前にmoconaviを導入しておいたおかげで、スムーズに内勤者のテレワーク化が実現できました。当時はこれを緊急対応のための切り札として利用しましたが、その後このまま継続しても問題ないと判断。現在も多くの内勤社員がこの仕組みで在宅勤務を継続しています」(山口氏)。

boxやmoconaviRDS(Splashtop)だけではなく、他にも様々なクラウドサービスと連携可能な点にも期待が寄せられています。

「マンション分譲のビジネスは現在も好調ですが、仲介業などは競合が激しくなっており、厳しい状況になっています。そのため社内の情報を整理したDBを構築し、SalesforceなどのSFAやMAツールと組み合わせて活用することを検討しています。moconaviならSalesforceとも連携できるため、その効果を引き出しやすくなるはずです」。

展望

「場所を選ばずに仕事をする」ことは技術的にはすでに可能

現在でも約6割の内勤社員がテレワークを実施している近鉄不動産。テレワークに対しては社内でも賛否両論があり、社内アンケートなどによってその課題も浮き彫りになりつつあります。今後はテレワークに対して会社としてどう取り組むのかを明確にした上で、そのために必要な制度を整備していかなければならないと山口氏は指摘します。

その一方で技術面では、ニューノーマル時代に対応できる環境が整備されているとも語っています。

「今はまだ過渡期ですが、いずれは場所を選ばずに仕事をするのが当たり前の時代になっていくはずです。当然ながら情報アクセスの考え方も、企業ネットワークの境界で安全性を担保する『境界型セキュリティ』から、境界の存在を前提としない『ゼロトラスト』へと変わっていかなければなりません。すでに当社ではmoconaviによって、この仕組みが出来上がっています。moconaviの選択は未来のITに向けた、大きな一歩にもなっているのです」。

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