テレワークにおいてオフィスの代わりとなる場所とは？必要な環境や選別時の注意点を解説
- 投稿日：2023 - 5 - 15
- 更新日：2023 - 5 - 10
テレワークを社内に根付かせるためには、オフィスに代わる環境が必要です。どのような環境が求められるのか、どんな働き方が想定されるのか、事前に把握しておくことが求められます。
本記事ではテレワークにおいてオフィスの代わりになる場所の種類や、必要な環境について解説します。
テレワークを根付かせるメリット
テレワークを社内に根付かせることには、さまざまなメリットがあります。具体的なメリットを把握しておくことで、テレワークに向けた行動に移りやすくなるでしょう。
以下では、テレワークを社内に根付かせるメリットについて解説します。
テレワークはコストの削減につながる
テレワークは、コストの削減につながる点が1つのメリットです。出社を制限することで通勤費の支給や会社で使用する備品の購入費、オフィスの光熱費などを削減できます。
最小限の負担で事業を展開できるようになるため、コスト面における課題を抱えている場合にはテレワークへの移行が検討されます。
採用できる人材の幅を広げられる
テレワークには、採用できる人材の幅を広げるメリットもあります。テレワークではオフィスに出社する必要がなくなるため、本来は採用が難しいと考えられる遠くに住んでいる人材も採用対象になり得ます。
住んでいる場所や会社への距離を考慮せずに採用活動ができるようになる点も、テレワークを本格化する理由の1つです。
テレワークに必要な環境
テレワークを実施する際には、必要な環境を把握することがポイントです。テレワークをスムーズに進めるために欠かせない環境を理解し、準備に必要なプロセスを確認することが最初の1歩です。
以下では、テレワークに必要となる基本的な環境について解説します。
安定かつ安全なネット環境
テレワークを実施するには、安定していてかつ安全なネット環境が不可欠です。速度が安定していないネットワークでは、テレワーク中のWeb会議などをスムーズに行えない可能性があります。
セキュリティに問題があるネット環境の場合、データの流出など大きなトラブルに発展する危険性があります。テレワークが原因の問題が発生しないように、安定・安全のネット環境が必須です。
仕事に集中できるスペース
特に自宅でテレワークをする場合、集中できるスペースがないと仕事が捗らない可能性があります。自室の環境を仕事用に整えるなどの対策を取りましょう。
もしくはサテライトオフィスやシェアオフィスなど、自宅以外の空間を活用することも検討が必要です。
コミュニケーションツール
テレワーク中はコミュニケーションが希薄になりやすく、従業員にとってはメンタルの負担となることがあります。手軽に従業員同士でコミュニケーションが取れるツールを導入し、常に接点を作るのもポイントです。
複数人で会話ができるチャットツールや掲示板のように使えるツールを使い、テレワーク中も従業員同時のつながりを可視化することが必要な対策の1つになります。
オフィス勤務からテレワークに移行する手順
オフィス勤務からテレワークに移行する際には、いくつかの手順を踏む必要があります。
以下では、オフィス勤務からテレワークに移行する具体的な手順について解説します。
テレワークに移行する際のコストを試算する
テレワークに移行する際には、まず必要なコストを試算します。テレワークに必要なツールやデバイスの購入費を細かく算出し、具体的な支出を把握した上で実行することがポイントです。
コストを度外視してテレワークを強行すると、継続が困難となる可能性があるため注意が必要です。
勤怠管理やマネジメントの方法を考案する
テレワーク中の勤怠管理やマネジメントの方法を考えるのも、移行の準備に含まれます。テレワークではオフィスのように直接従業員の働きぶりや状態を確認できないため、勤怠管理や評価が難しくなります。
事前にテレワーク用の評価方法や勤怠管理方法を構築し、不平等が発生しないように備えましょう。
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まずはスモールスタートでテレワークを実践する
いきなり全従業員をテレワークに移行するのではなく、まずは一部の従業員で実施したり、週1日からはじめたりするなど、スモールスタートで実践するのもポイントです。実際にテレワークをしながら問題点や課題を洗い出し、解決策をみつけて少しずつ対象を広げていくと良いでしょう。
従業員にヒアリングを実施し、感想や意見を求めるのもポイントです。
テレワーク移行時のポイント
テレワークへの移行時には、従業員の意見を尊重して働き方を選ばせるのが重要です。強制的にテレワークに移行させるのではなく、従業員の意思でテレワークを続けてもらえるように工夫する必要があります。
そのためにはテレワークのメリットや魅力を伝える機会を設けたり、働き方を変えるサポートを充実させたりする必要もあるでしょう。
テレワークでオフィスの代わりに使える場所
テレワークの実施時には、オフィスの代わりに使用できる場所・サービスを活用することもポイントです。
以下では、テレワーク時に利用が検討される場所やサービスについて解説します。
サテライトオフィスについて
サテライトオフィスとは、会社のオフィスとは別に設置する小規模の拠点のことで、本部から離れた場所で効率よく事業を行うためのオフィスです。
従来のオフィスのようにデスクや会議室などを準備できるため、テレワークでも従来と変わらない働き方が可能です。
働き方を大きく変えずに出社時間の削減などのメリットを活用できる点が、サテライトオフィスの特徴です。
シェアオフィスについて
シェアオフィスとは、第三者と共有して使用するスペースを意味します。フリースペースとして使用されることが多く、学生やフリーランスなどさまざまな人が活用できる環境となっています。
各企業に個別の占有スペースは与えられませんが、申請してオンライン会議用のブースを利用したり、直接対面するための応接室などを利用したりすることはできます。
シェアオフィスは安価で利用でき、仕事場としての機能も高く、便利な位置にあるので気軽に利用できるメリットがあります。
一方で、スペースを常に確保することが難しかったり、情報セキュリティ面での不安や、企業が利用状況を把握しにくいとった点がデメリットです。
レンタルオフィスについて
レンタルオフィスとは、事業に活用できる環境を整えた専門の個室・スペースを提供するサービスです。作業に最適なスペースを確保できるため、テレワークでも作業効率の低下を防ぎやすいです。
一般的に、駅前やビジネス街など便利な場所で提供されています。契約の締結や解除も簡単でコストもわかりやすく、その利便性から人気です。デメリットとしては、シェアオフィスと同様に利用実態が企業側で把握しにくく、コストパフォーマンスを評価しにくい点です。
テレワークを実施する際の注意点
テレワークを実施する際には、いくつか注意すべきポイントがあります。
以下では、テレワークを行う際の注意点について解説します。
従業員が働きやすい環境を作れるように改善を続ける
テレワークの実施時には、従業員が働きやすい環境を作れるように改善を続けるのが重要です。テレワーク環境を構築して終わりではなく、定期的にヒアリングを実施して働き方に関する意見を聞く必要があります。
意見を参考に改善点を考案し、より良い環境を築いていく姿勢が求められます。
テレワークを総合的にサポートしてくれるツールを活用する
テレワークの実施時には、さまざまなツールが必要になります。使用するツールの数が増えると業務が煩雑になり、生産性低下などのリスクを招きます。
テレワークに特化したツールを活用し、従業員の負担を増やさないように備えるのも重要です。
テレワークの際にはレコモットの「moconavi」シリーズがおすすめ
テレワークによって得られるメリットは多く、企業によってはコスト削減や従業員の負担低減などにつなげられます。テレワークをきっかけにして生産性の向上や働きやすい環境の構築を実現できる可能性もあるため、積極的な導入が考えられるでしょう。
テレワークの実施時には、レコモットのmoconavi（モコナビ）シリーズを活用することがおすすめです。
「moconavi」ならスムーズにテレワーク環境を構築可能
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また、デバイスやアプリの使用履歴や使用位置などから仕事場の利用実態を管理できるため、テレワーク時の従業員マネジメントにも効果的に活用できます。テレワークを主体とした新しいオフィス作りの際には、ぜひ「moconavi」シリーズをご活用ください。
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