リモートワークに必要なツール7選!課題を解決し効果をもたらすツール選びのポイント

  • 投稿日:2019 - 10 - 15
  • 更新日:2022 - 3 - 2
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従業員の柔軟な働き方を実現するとともに、災害や感染症などのBCP対策に有効な方法として、リモートワークを導入する企業が増えています。リモートワークを導入する場合には事前に効果や課題を把握し、適切なツールを活用して働きやすい環境を整えることが大切です。

この記事では、リモートワークの効果や課題、活用したいツールの種類やセキュリティ対策などについて詳しく解説します。

リモートワークの課題

リモートワークを導入するとオフィス通勤が不要になるため、移動の時間がなくなり、それによって従業員がプライベートの時間を確保しやすくなったり、災害や感染症の蔓延などで出勤が困難なときでも事業を継続できたりするといったメリットがあります。また、「生活環境が変わり通勤が難しくなった人でも仕事を継続できる」「住む場所に関わらず優秀な人材を採用しやすくなる」などもメリットです。

多くのメリットがあるリモートワークですが、いくつか課題もあります。ひとつはコミュニケーションが減少してしまうことです。オフィス勤務では上司や同僚と同じ場所で働くため、休憩時の雑談やランチなど、コミュニケーションの機会が多くあります。一方、リモートワークの場合は、他の社員と直接会話をする頻度が少なくなることから、不安や孤独を感じてしまったり、仕事のやりがいや楽しさを見失ってしまったりする従業員もいるでしょう。コミュニケーションが不足することで仕事の品質や効率が低下することも考えられます。

また、タスク管理の難しさも、リモートワークの課題のひとつです。誰がどのような仕事に取り組んでいるのかを把握しにくくなり、場合によっては作業の遅れが発生してしまう可能性もあります。

さらに、情報漏えいなどセキュリティのリスクが高くなる点にも注意しなければなりません。リモートワークでは業務で使う端末やデータを社外に持ち出すことが多くなるため、オフィスワークに比べてセキュリティの課題も大きくなります。

このように、さまざまな課題を解消して、安全で快適なリモートワークを実現するためには、適切なツールの導入が必須です。ここからは、リモートワークに必要な7種類のツールを紹介します。

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リモートワークに欠かせない7つのツールとは?

リモートワークでは、次の7つのツールを導入するのがおすすめです。

・チャットツール
・Web会議ツール
・ファイル共有ツール
・タスク管理ツール
・ナレッジ共有ツール
・勤怠管理・労務管理システム
・リモートアクセスツール

それぞれのツールについて、種類や選ぶ際のポイントを解説していきます。

チャットツールの種類・選ぶ際のポイント

リモートワークで社内や取引先とのコミュニケーションに役立つのが、チャットツールです。短いテキストのやりとりができるチャットツールは、メールよりも素早く効率的にやりとりができます。1対1のチャットはもちろん、グループを作って複数人でのやりとりも可能です。

リモートワークに適したビジネスチャットツールとして、以下のような製品が提供されています。

・Microsoft Teams
・Slack
・Chatwork
・LINE WORKS など

チャットツールを選ぶときは、ビジネス用の製品であるかどうかをチェックしましょう。無料のチャットツールもありますが、無料ツールは個人利用を想定したものが多く、業務で使用するには使い勝手やセキュリティ面で不安が残ります。

Web会議機能や画面共有機能など、チャット以外の機能を備えたツールも多いため、搭載されている機能の内容でツールを選ぶのもよいでしょう。例えば、チャットツールとWeb会議ツールをそれぞれ導入するより、両方の機能を備えた製品を選んだほうが費用を抑えられる可能性があり、運用も楽になります。

Web会議ツールの種類・選ぶ際のポイント

Web会議ツールを使えば、リモートワークでも相手の顔を見ながら会話ができます。資料共有や画面共有の機能を活用すれば、全員で同じ資料を見ながら会議ができるので効率的です。電話やメール、チャットだけでは情報共有やコミュニケーションが不足しまうことがあるため、リモートワークではWeb会議ツールも活用しましょう。

Web会議ツールとしては、以下のような製品があります。

・Microsoft Teams
・Zoom
・V-CUBE ミーティング
・Google Meet など

Web会議ツールを選ぶときは、機能性とコストを比較しましょう。画面共有や録音・録画といった機能は多くのWeb会議ツールに搭載されていますが、同時接続数の上限など細かい部分に差があります。価格設定は1ユーザーあたりの料金が決まっているものや、ユーザー数に応じて料金プランが設定されているものなどがあり、ツールによって異なります。

Web会議では社外秘となる会話や機密資料などを扱うことも想定されるため、しっかりとしたセキュリティ対策がされているツールを選ぶことも大切です。

音声や映像の品質も重要ですが、通信回線の品質によるものも大きく、実際に使ってみなければわかりません。音声などの品質が気になる場合は、導入実績の多い信頼できるツールを選んだり、無料期間があるツールで試してみたりするのがおすすめです。

ファイル共有ツールの種類・選ぶ際のポイント

リモートワークを効率的に進めるには、ファイル共有ツールも活用しましょう。フォルダにデータを保存するだけで、簡単に部署やチームのメンバーとファイルが共有できます。メール添付でファイルを共有するのは手間がかかるだけでなく、宛先間違いや最新のファイルがわかりにくいなどデメリットが多いため、ファイル共有ツールの活用がおすすめです。

ファイル共有ツールには、以下のような製品があります。

・Google ドライブ
・Box
・Dropbox
・One Drive など

ファイル共有ツールを選ぶときは、まずセキュリティ対策がしっかりされているものかどうかを確認しましょう。クラウド環境に業務関連のデータを保存することになるので、情報漏えいが発生しないように高いセキュリティ機能を備えていることは必須条件です。

一般的にデータ容量に応じて料金プランが設定されるため、どの程度の容量が必要なのかもあらかじめ試算しておきましょう。導入後にデータ容量が足りないとわかり、想定外のコストがかかってしまう場合もあります。

タスク管理ツールの種類・選ぶ際のポイント

リモートワークでは、それぞれが抱えているタスクの量や進捗を把握しにくくなるのが課題のひとつです。それを解消するには、タスク管理ツールが役立ちます。タスク管理ツールを使うとそれぞれのタスクやスケジュールをまとめて管理でき、作業量の偏りやスケジュール遅延といったトラブルを防ぐことが可能です。

タスク管理ツールには、以下のような製品があります。

・eセールスマネージャー
・Backlog
・TASKWORLD
・Jooto など

タスク管理ツールは、使用する部署に合った製品を選ぶのがポイントです。タスク管理ツールは営業部門に適したものやシステム開発部門に適したものなどがあり、使用する部署や業務内容に合わせてツールを選ぶとより使いやすさを実感できます。

また、多機能で高性能なツールがいいのか、シンプルで使いやすいツールがいいのかによっても選ぶべき製品は異なります。どのようなタスク管理ツールを必要としているのか明確にしてから製品を選ぶようにしましょう。

ナレッジ共有ツールの種類・選ぶ際のポイント

ナレッジ共有ツールは、従業員それぞれが持っている知識やノウハウを全社で共有できるツールです。リモートワークは基本的にひとりで仕事をするため、わからないことがあっても周囲の人に簡単に質問することはできません。ナレッジ共有ツールを活用すれば、社内からの問い合わせ対応の時間が減り、業務効率化にもつながります。

ナレッジ共有ツールには、以下のような製品があります。

・Qast
・Kibela
・Scrabox など

ナレッジ共有ツールは操作性が大切です。まずは従業員それぞれが持っている知識を登録してもらわなければならないので、直感的に操作できるシンプルなツールを選びましょう。複雑で操作に迷うツールでは、なかなかナレッジを登録してもらえません。

困ったときにすぐ情報を見つけられるように、検索性も大切です。ナレッジが登録されていても、それを見つけられなければ意味がないため、検索性の優れたツールを選びましょう。カテゴリ分けやタグの活用など、キーワード検索以外にも情報を探す方法が複数用意されているツールが便利です。

勤怠管理・労務管理システムの種類・選ぶ際のポイント

リモートワークで始業・終業時間や時間外労働などを管理するためには、勤怠管理・労務管理システムが役立ちます。リモートワークでも労働時間を適切に管理し、正しく給与を支払わなければなりません。また、過重労働の発生を防ぐためにも、勤怠管理・労務管理は重要です。

勤怠管理・労務管理システムには、以下のような製品があります。

・ジョブカン勤怠管理
・KING OF TIME
・マネーフォワードクラウド勤怠
・freee人事労務 など

勤怠管理・労務管理システムは、自社の勤務形態や雇用形態に対応したものを選ぶ必要があります。フレックスタイム制を導入していたり、正社員・派遣社員・パートなど雇用形態が複数あったりする場合は、それに対応した製品を選ばなければ管理できません。

従業員が使いやすいツールを選ぶことも大切です。従業員は毎日の出退勤をツールに記録することになるため、使い勝手が悪かったり操作がわかりにくかったりするとストレスになります。

そのほか、既存システムと連携できるかどうかもチェックしておきましょう。既存の給与計算システムや人事管理システムを連携できるものを選ぶと、人事部門の業務効率化にもつながります。

リモートアクセスツールの種類・選ぶ際のポイント

リモートアクセスツールは、オフィス以外の場所から社内システムや業務データなどにアクセスするためのものです。安全で快適にリモートワークを行うには必須のツールといえるでしょう。

リモートアクセスツールとして、以下のような製品があります。

・moconavi
・CACHATTO
・Bizモバイルコネクト Type2
・Platform V System など

リモートアクセスツールは、どのような方法でリモートワークを行うのかによって、選ぶツールが異なります。「オフィスで使っている端末を持ち帰って使用する」「リモートワーク用端末からオフィスのパソコンを遠隔操作する」など、リモートワークの実施方法はいくつかあります。それぞれの方法に適したリモートアクセスツールを選びましょう。

どのような方法でリモートワークを実施するにしても、セキュリティ対策は重要です。ウイルス感染や不正アクセスの被害に合わないよう、セキュリティレベルの高いツールを選ばなければなりません。

リモートワークは最適なツールを選んで成果を挙げよう!

企業がリモートワークを導入するためには、適切なツールの活用が欠かせません。リモートワークに役立つツールは種類が多いため、本記事で紹介したポイントを参考にツールを選んでみてください。

さまざまなツールのなかでも、セキュリティ対策としてリモートアクセスツールは重要です。

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セキュアで快適なリモートワークの実現に向けて、moconaviの製品をぜひご活用ください。

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