リモートワークはツールを活用して成功させよう!

投稿日:2019 - 10 - 15

柔軟な働き方を実現するために、リモートワークが注目されています。リモートワークを導入する場合には、効果や課題について把握しておき、適切なツールを用いて仕事を進めていくことがポイントです。この記事では、リモートワークのツールについて、効果や課題、活用したいツールの種類、セキュリティ対策などについて詳しく解説していきます。

リモートワークの効果には何がある?

企業がリモートワークを導入することには、さまざまなメリットがあります。まず、リモートワークを行えば自宅にいながら作業が進められるため、通勤時間がなくなります。たとえば、自宅からオフィスまで1時間かけて通勤している人の場合、毎日往復で2時間もの通勤時間が必要です。通勤に時間がかかりすぎてしまうことは、精神的・肉体的なストレスにもつながりかねません。通勤にかかる時間がなくなれば、余った時間を家事や趣味、資格取得のための勉強などにあてることができるようになるでしょう。

次に、リモートワーの場合、災害時にも出勤の必要はありません。たとえば、台風などで雨や風の影響を受けると、オフィスに出勤するだけでひと苦労です。電車やバスなどの公共交通機関が通常通り運行していないことも多くあります。リモートワークでは、災害の影響を受けることなく、自宅で通常通りの業務に取り組むことが可能です。社員の安全を考慮するという観点からも、リモートワークの導入は好ましいものといえるでしょう。

さらに、企業が業績を上げていくためには、優秀な人材の確保が欠かせません。日本では売り手市場であることなどが影響して、特に中小企業では優秀な人材を確保するのが難しい状況にあります。リモートワークなら自宅で仕事ができるため、企業は優秀な人材を特定の場所に限定することなく採用できます。加えて、特に女性の場合、育児や介護などを理由にとして退職する人も少なくありません。しかし、リモートワークでは自宅で作業ができることから、社員の離職を防止する効果も見られます。退職せずに社員のままで業務を続けられれば、キャリア形成にもつながります。

リモートワークの課題とは?

多くのメリットが見られるリモートワークでも、いくつかの課題があります。まず、リモートワークでは、直接のコミュニケーションが減少するというデメリットが見られます。毎日自宅とオフィスの間を通勤している社員の場合、オフィスに行けば必ず上司や同僚などに会うでしょう。そして、休憩時間には雑談をしたり、ランチに出かけたりする機会もあるため、コミュニケーションの機会が少なくなる心配はありません。しかし、リモートワークを続けている社員は、ほかの社員と直接コミュニケーションをとる頻度が少なくなることから、不安や孤独を感じやすくなる傾向にあります。

企業は社員の勤怠や成果への管理方法が難しいと感じやすい傾向にある点も課題のひとつといえます。企業がリモートワークを導入すると、お互いに「今どのようなしごとに取り組んでいるのか」という点が把握しにくくなるという点は克服しなければならない問題のひとつです。そのため、状況を把握するための仕組みを作っておかなければ、作業自体が大きく遅れてしまう可能性もあるでしょう。

さらに、情報漏洩など、セキュリティ上のリスクが大きくなる点はリモートワークの課題です。オフィス以外の場所からでも重要な情報にアクセスできると、このような課題が出てくるのはある意味当然のことといえるでしょう。セキュリティ面での取り組みに関しては、具体的にどのような取り組みをするのかについて、予算を含めて検討していくことが大切です。

リモートワークで活用したいツール1:情報を共有する

リモートワークを導入した場合、社員同士のコミュニケーション量が減少するという課題が見られます。そのため、情報を共有するためのツールを活用して、課題を克服することがポイントです。リモートワークで情報共有をするためのツールには、いくつかの種類があります。たとえば、法人向けの社内SNSは、社内でのコミュニケーションツールとして活用できます。これまで、コミュニケーションをとるときには電話やメールなどのツールが利用されることが一般的でした。

しかし、リモートワークという性質上、会話をするときにはタイムラグが生じます。同じ空間で仕事をしているときなら数分で完了してしまう相談事などでも、リモートワークの場合は予想以上に時間がかかってしまうケースがあるのです。社内SNSなら社員同士がコミュニケーションをとるだけでなく、情報を交換するときにも役立つというメリットがあります。

ほかには、「グループウェア」と呼ばれるツールでも情報共有が可能です。グループウェアは組織やプロジェクトチームで使用でき、掲示板やスケジュール、ファイル共有、メールなど、複数の機能を持っています。組織やチームで作業を行うときには、必要な情報をその都度共有していくことが欠かせません。しかし、電話やメールでやり取りするのは時間も手間もかかるため、面倒に感じるケースもしばしば見られます。社員同士のやり取りばかりに時間が取られてしまっては、肝心な作業を進めることはできません。コミュニケーションを適切にとりながら業務の効率を上げたいときには、グループウェアの活用も検討してみましょう。

リモートワークで活用したいツール2:勤怠やタスク管理

リモートワークの問題点として、「どの程度作業に取り組んでいるのか、実態が見えない」という点が挙げられます。たとえば、オフィスに毎日出勤する場合には、勤怠管理はもちろんのこと、作業状況を簡単に確認することができます。しかし、リモートワワークは自宅などで行うケースが多くなります。すると、休憩時間が長くなり過ぎてしまったり、ついつい遊び過ぎてしまったりするなどの問題が発生する可能性があるでしょう。しかし、リモートワークの場合は作業をしている現場をチェックされる機会はあまりないため、さぼっていたとしても管理者に注意されることはありません。したがって、企業がリモートワークを導入するのであれば、適切な方法で勤怠管理を行う必要があります。

勤怠管理が簡単にできるオンラインツールを用いれば、勤務の「見える化」を図る効果が得られます。企業側が勤務管理を行うことは、社員側にとっても大きなメリットとなるのです。毎日オフィスに出勤する必要がないリモートワークでは、勤怠やタスク管理のシステム・ルールがなければ、社員の時間の使い方がルーズになるケースが見られます。スケジュール管理や仕事の管理がおろそかになると、リモートワークででもかえって生産性が下がってしまう恐れがあるのです。

業務の期日が守れないなどの問題が起こった場、企業側には信用を失うなどのリスクもあるでしょう。業務の進捗状況の管理や共有が可能とされているタスク管理ツールを活用すれば、社員の業務の成果も把握しやすくなるというメリットがあります。成果が把握しやすいと業務にも取り組みやすくなり、業績アップにつながる可能性もあります。

ツール導入でリモートワークを成功させるポイント

ツールを導入することは、企業・社員の双方に大きなメリットがあります。ツール導入でリモートワークを成功させるためには、いくつかのポイントを押さえておくことが欠かせません。まず、テレビ会議のツールです。テレビ会議ができるツールを活用すれば、遠隔で会議を行うことが可能になります。リモートワークでは、社員同士のコミュニケーション不足が慢性的な問題として指摘されていました。コミュニケーションの量が減少すると、リモートワークを行っている社員は、孤独感や疎外感を感じるケースもあるのです。

加えて、電話やメールなどのツールを用いたコミュニケーションでは、会話にタイムラグが生じるという問題があります。これらの問題を解決してくれるのが、テレビ会議のツールといわれています。テレビ会議のツールを活用すれば、社員同士のリアルタイムなコミュニケーションを活性化することにもつながるのです。もし、業務上の問題が生じた場合でも、リアルタイムで社員同士がやり取りすることができれば、早い段階で問題を解決することができるといえるでしょう。

次に、リモートワークを成功させるためには、あえて対象者を限定するという方法もあります。たとえば、「リモートワークが認められるのは、セルフマネジメントができる人に限る」などのルールを決めておけば、生産性の向上も期待できます。新卒入社の学生など、社会人経験が少ない社員に関しては、セルフマネジメントができるようになるまでの一定期間はオフィス勤務にし、自立性を身につける期間を設けることも重要です。

さらに、ツールを導入すると、タスクを管理・共有することが可能になります。そのため、権限を対象者に委譲していくこともできるようになります。権限を委譲することで社員のモチベーションがアップし、自律的に動けるようになるという点は大きなメリットです。権限を委譲していくと社員が一個人として自由にアプローチできるようになることから、組織自体が自律したものになるという期待もあります。

ツールを選ぶ際の注意点とは?

必要なツールを選ぶために、注意点を押さえておきましょう。まず、ツールを選ぶにあたって、企業や社員が持つ課題を明確にしておく必要があります。課題がはっきりとしていなければ、適切なツールを選ぶこと自体が難しくなってきます。たとえば、仕事の特性上、ファイルのやり取りが多くなるケースです。このようなケースでは、メールにファイルを添付してやり取りしようとすると、「データの用量が大きすぎる」や「メールの回数が増えてしまう」などの問題点が挙げられます。この課題を克服しようと考えるなら、オンラインストレージが適しています。オンラインストレージを活用すれば、インターネット環境がある場所ならどこでもファイルの閲覧や共有、アップロードが行えるという点が大きなメリットです。

また、コミュニケーション量が不足することが気になる場合には、チャットツールの活用を検討してみましょう。リモートワークを導入すると、会話にタイムラグが生じる問題がありました。この問題を解決してくれるのがチャットツールです。グループディスカッションをしたいときなどでも、チャットツールなら時系列でのやり取りが残せるため、後から見返したいときにも大変便利です。スピーディーなコミュニケーションの実現を目指すなら、チャットツールの活用も良いでしょう。

このように、リモートワークを導入するときに活用できるツールは多種多様です。そのため、解決すべき問題をあらかじめ絞っておかなければ、どのツールを選べば良いのか判断することが難しくなってきます。ツール選びで迷ったときには、現場の声に耳を傾けるなどして、業務上で確実に役立つものを厳選していくことが大切です。

リモートワークはセキュリティ対策が重要!

企業がリモートワークを導入する場合は、セキュリティ対策が重要です。オフィス以外の場所で仕事をするということは、それだけ情報漏洩のリスクが高まるということを意味しています。情報漏洩を防止するためにも、社員には情報の取り扱い方などを研修で知らせておくことが欠かせません。研修などでは、基本的なセキュリティ対策に関する知識を身につけることは大切です。それに加えて、社外で使用するパソコンなどの電子機器には、ウイルス対策ソフトをインストールするなどして、トラブルの発生を防ぐような具体的な対策を講じておくことが欠かせません。そして、万が一セキュリティにまつわる事故が起こったときには適切な対策がスピーディーにとれるように、対応マニュアルなどを事前に整えておくことがポイントです。

リモートワークを導入した後のセキュリティに関しては、リモートアクセスサービスの「moconavi」に相談して強固にしておくと良いでしょう。moconaviは、安全なテレワーク環境を実現するためのサポートをしてくれます。moconaviならウイルス対策はもちろんのこと、パソコン本体を紛失したなどの問題などにも適切に対処してくれます。リモートワークを導入することによるデータ流出などの問題を防ぐために、moconaviの利用を検討してみましょう。

リモートワークは最適なツールを選んで成果を挙げよう!

企業がリモートワークを導入するためには、適切なツールを活用することが欠かせません。しかし、リモートワークの導入に役立てることができるツールにはたくさんの種類があるため、どれを選んだら良いのかが悩みどころです。リモートワークで生じるさまざまな問題を解決するためにも、最適なツールを選んで大きな成果を上げていくことが大切です。

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