テレワークの課題解決のポイントとは?メリット・デメリットを解説

  • 投稿日:2019 - 12 - 1
  • 更新日:2021 - 9 - 2
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近年、働き方改革の取り組みや感染症拡大をきっかけにテレワークが浸透しつつあります。柔軟な働き方として広がるテレワークですが、すでに導入している企業では、コミュニケーションのあり方や情報セキュリティ対策についての課題が浮かび上がってきています。

今回は、テレワークによってもたらされるメリットとデメリットを従業員側・経営者側の視点で解説します。

テレワークとは?

「テレワーク」は、インターネットなどの情報通信技術を用いることで、場所や時間にとらわれない柔軟な働き方をいいます。オフィス以外のどのような場所で働くかによって、次のように大別されます。

・在宅勤務

自宅で業務を行う働き方です。近年では、在宅勤務とオフィス勤務を併用したハイブリット型のテレワークを導入する企業もあります。

・モバイルワーク

車や電車での移動中や、外出中のカフェやコワーキングスペースなどで仕事を行う働き方です。営業のような外回りが多い職種に適したワークスタイルです。

・サテライトオフィス勤務

所属しているオフィスのほかに設置あるいは指定された就業場所に通って働くスタイルです。

近年、じわじわと増加していたテレワークは、新型コロナウイルス感染症の拡大をきっかけにさらなる普及が進みました。パーソル総合研究所の調査によれば、2020年3月から4月にかけて緊急事態宣言が発令された7都道府県では、正社員のテレワーク導入率が全国平均で27.9%を記録。わずか1か月の間に2倍以上に増加しました。その後変動はあるものの、2020年末は全国平均で24.7%と、企業にとってテレワークは欠かせない業務手段となりつつあります。

特に企業規模が大きくなるほど導入率も高く、1万人以上の従業員を抱える企業では導入率は45%に昇ります。

ただし、すべての企業がテレワークをスムーズに導入できているわけではありません。テレワークをしていない理由として、3割以上の企業が「テレワーク制度が整備されていない」と回答。さらに、テレワークに適したICT環境の整備といった理由も上げられており、情報セキュリティを維持しながら柔軟な働き方を取り入れるための課題がうかがえます。

テレワークを導入するメリット

テレワークは従業員と企業の双方にさまざまなメリットをもたらします。以下に、テレワークのメリットについて従業員側と経営者側に分けて説明します。

従業員側のメリット

従業員にとって、テレワークは新たな働き方の選択肢となります。通勤時間の削減よるワークライフバランスの充実だけではなく、場所の制限を取り払うことで就業の機会拡大につながったり、子育てや介護といった家庭の事情と仕事の両立を後押ししたりします。

時間を有効活用できる

イメージしやすいテレワークのメリットとしては、時間の有効活用があげられます。在宅勤務で通勤時間が削減されることで、これまで通勤にあてていた時間帯を趣味や家事に活用するといった余裕が生まれます。とくに都市部への通勤は長時間になるケースも多く、在宅や自宅近くのサテライトオフィスで働くことで、ワークライフバランスの充実を後押しします。

また営業職など移動が多い業種では、オンラインで商談を行うことで移動時間を削減でき、残業時間の短縮や仕事の効率化につながります。

仕事に集中できる

突然の来客や電話で作業を中断する可能性が少ないテレワークでは、集中力が上がり生産性向上につながるというメリットがあります。じっくり取り組みたい業務があるときは、テレワークを「考える時間」にあてることで生産性が高まります。

また、近年では「ワーク(仕事)」と「バケーション(休暇)」を合わせた「ワーケーション」という、観光地など自宅以外の場所で働きつつ休暇を楽しむスタイルも登場しています。自然の近くや広い居住環境など、仕事に集中しやすい場所を選択できる点が魅力といえます。

ストレスが減る

通勤時間帯の混雑や、早朝・深夜の通勤は働く側にとって大きなストレス要因となります。とくに都市部の満員電車は肉体的・精神的な負荷が大きく、業務のパフォーマンスを落とす原因にもなります。テレワークはこうした通勤にかかるストレスを軽減・解消します。

子育てや介護との両立を後押しする

子育てや介護では、通院などイレギュラーな事態が発生します。また、保育所へのお迎えや通院の付き添いなどで日々のスケジュールが過密になるケースも少なくありません。テレワークであれば、こうした家庭の事情に柔軟に対応することができます。

またケガや持病で通勤が難しい方や、家事をしながら短時間の仕事をしたい方など、「正社員・フルタイム・オフィス出社」の枠にとらわれずに、個人の事情に合わせた働き方が可能です。

住む場所を選ばず仕事ができる

テレワークは、働く場所を選びません。そのため、日本全国・海外からでも就労が可能になります。配偶者の転勤で引っ越すことになった場合だけでなく、「自分が住みたいと思う場所」に移動し、仕事を続けることができます。

住居・気候・文化・言語といった様々な個人の好みを選択しながら、「働くこと」を組み合わせられるのがテレワークのメリットです。

経営者側のメリット

テレワークによって経営者側が得られるメリットは、柔軟な働き方による職場環境の整備や、採用での魅力の増加、それにより中長期的に企業の競争力が高まる点にあります。

離職率の低下につながる

テレワークは、それぞれの家庭の事情や理想とする働き方に柔軟に対応できます。そのため、育児や介護、配偶者の転勤といったライフスタイルの変化に対して、従来では離職を余儀なくされていたケースにも、継続した就労を後押しします。

中小企業を中心に人手不足が深刻化する中、人材の採用や教育にかかるコストはどんどん高くなっています。優秀な人材を失うことなく定着させ、長く活躍できるような仕組みを作ることは、人事に関するコストを削減するとともに中長期的に企業の競争力を高めるために効果的です。

採用力強化につながる

多くの人にとって働きやすい環境は、企業の採用力アップにつながります。テレワーク制度があることで、これまでは距離の問題で選択肢に入らなかった人々が、採用時の対象となり、ターゲットを「日本全国」や「海外」まで広げることが可能です。とくにエンジニアなど採用が難しい職種において、テレワーク制度があることの効果を実感できるでしょう。

リスクの分散ができる

自然災害や疫病の発生時、企業の通常機能がストップしてしまう恐れがあります。そうした非常事態の際でも、企業の機能を滞りなく継続させ、リスクを分散させられるのがテレワーク制度です。日頃からテレワークに適した制度とICT環境を整えておくことで、非常事態に備えることができ、結果として企業の信用が増すことにつながります。

通勤費・オフィス費用など固定費を削減できる

テレワークにより、通勤費やオフィスの賃料といった経費を圧縮できます。近年では、全社員リモートワークという企業も登場しており、新たな企業の形が広がっているといえます。ただし、通勤費の代わりに、リモートワークの環境を整えるための「リモートワーク手当」を支給する企業もあり、テレワークによって生じる従業員の不都合に対する配慮も必要です。

企業イメージが向上する

関係者に「従業員を大切にしている会社」というイメージを打ち出すことができるため、テレワークの導入は企業のブランディングにも効果的です。とくに近年の働き方改革の流れでは、長時間労働是正や多様な人材登用がキーワードです。テレワークは、採用時に候補者が気になる制度のひとつといえます。従業員の柔軟な働き方の支援や、企業のリスク分散のために環境整備を進めているかどうか。テレワーク制度の有無は、「先進的な企業かどうか」のチェックポイントになっているといえます。

テレワークの課題・デメリット

離職率低下や採用力強化、経費削減といったメリットをもたらすテレワークですが、導入にあたっては課題に目を向ける必要があります。以下に、テレワークが引き起こすデメリットについて従業員側、経営者側に分けて解説します。

従業員側の課題

テレワークによって従業員は働きやすくなりますが、その反面気を付けておくべきこともあります。オフィス勤務とは勝手が違うことを理解して対策を準備することが大切です。

ここでは従業員にとってのデメリットを紹介します。

コミュニケーションの課題

テレワークではコミュニケーションの主な手法はオンラインになります。チャットツールやビデオ会議ツールなど、迅速なコミュニケーションを支える様々なツールが浸透しているとはいえ、オフィスでのコミュニケーションとは異なることに留意しなければいけません。

その場にいないという点から、「ちょっとした相談」へのハードルが上がります。また、業務以外の雑談が生まれにくく、メンバー間での心理的距離が広がりやすくなります。一人暮らしで在宅勤務を行う従業員は、孤立感を抱く可能性も高くなるでしょう。

こうしたコミュニケーションの課題については、テレワークの特性を理解した上で取り組むことが大切です。たとえば、業務マニュアルを整備し必要であればすぐにアクセスできる環境を整えることで、仕事の疑問解消へのスピードがあがります。部下がオンラインで相談しやすいように、上司が余裕をもったテキストコミュニケーションを行うことも重要です。朝会・夕会、雑談のチャンネルなど、いつでも立ち寄れるオンラインの場を設けることも、コミュニケーションの活性化につながります。

自己管理の課題

テレワークでは自律的な働き方が求められます。オフィスとは違い生活と仕事が共同している環境では、オンオフの意識的な切り替えが重要です。日々のタスクを決め、就業時間だけでなく休憩時間まで自己でコントロールする力が必要です。集中力が切れないように、業務時間中はテレビやスマートフォンを見えない場所に置く、一定時間ごとにストレッチをして疲労をリセットするなど、こまかな工夫が必要です。

残業申請の課題

テレワークでは業務中の姿は見えないことから、従業員は上司と「成果」や「進捗」をもって仕事の状況を共有します。成果を上げようと頑張るあまり、業務負荷が大きくなっても背負い込んでしまうケースが考えられます。テレワークのように「時間を選ばずに仕事ができる」という状態は、逆に「働きすぎる」という長時間労働の温床になりかねません。従業員の自律的な働き方だけでなく、適切な労務管理が企業側にも求められます。

テレワークに適した環境の課題

場所を選ばずに仕事ができるテレワークですが、「どんな場所」でも業務を行えるわけではありません。テレワークにあたっては、オフィスと同等に快適に仕事ができるデスクやチェアはもちろん、騒音が入らない環境や、十分な明るさが確保されている照明、そして安定的かつ安全にネットワークに接続できる通信環境が欠かせません。家族と同居する従業員の場合、場所の制約が強く、テレビ会議のスケジュール調整が難しくなることもあります。また、コワーキングスペースなど第三者がいる場所で仕事を行う際は、情報漏えいに気を配る必要があります。

運動不足になる可能性がある

テレワークのメリットは、通勤時間を大幅にカットしたり通勤そのものをなくしたりすることにあります。しかし、このメリットによって運動不足になる可能性が高くなるというデメリットが生じます。オフィス出社では強制的に体を動かす時間が含まれますが、テレワークは座りっぱなしの時間が長く、結果として慢性的な運動不足を引き起こす可能性が高くなります。

運動不足が続くと健康を害するようなケースも考えられるため、積極的に体を動かす習慣をつけていくことが大切です。

経営者側の課題

テレワークは経営の側面から見た場合にも、特有のデメリットが存在します。経営者はそのリスクを考えて導入の是非を判断しなければなりません。経営者側が知っておくべきテレワークのデメリットについて解説します。

セキュリティの課題

テレワークでは、オフィス外から社内情報にアクセスします。そのため、顧客情報など業務に関わる情報が外部に流出するリスクを常に抱えています。これは、企業が抱えるテレワークの大きなデメリットといえるでしょう。経営者は情報セキュリティ対策を行い、テレワークが抱えるセキュリティリスクに取り組まなくてはいけません。

まず大切なのは、安全なネットワークの構築です。VPN接続はもちろん、ゼロトラストセキュリティといった強固な対策を導入し、情報資産への脅威に備える必要があります。また、ネットワークだけでなく業務で利用するデバイスへのセキュリティ対策も重要です。端末に保存する情報は暗号化するなど対策を施しておくことで、盗難・紛失といった万が一の事故に備えることができます。

そして、従業員のセキュリティ意識の向上も欠かせません。研修等を通じて、マルウェア感染や安全でない公衆Wi-Fiを使用するリスクなど、ネットワークに潜む脅威への知識をアップデートするとともに、必要な対策について周知しなければいけません。

万が一情報流出事故が発生した場合、企業は大きな損害を被ります。常に高い情報セキュリティを維持することは、企業にとってテレワークの大きな課題となっています。

労務管理の課題

テレワークでは適切な勤務時間を管理するために、オフィス勤務とは異なる勤怠管理の手法を確立する必要があります。出社義務がある働き方とは異なり、テレワークでは就業時間と休憩時間の管理は従業員にゆだねられます。テレワークであっても残業時間の上限や深夜労働の割増賃金など、通常と同じように労働基準法が適用されます。

企業は従業員の自己申告による勤怠管理と合わせ、パソコンのアクセスログやメールの送信時間などを元に、必要であれば長時間労働が発生していないかの調査を行います。また、テレワークの柔軟な働き方に合わせ、従業員に時間の裁量権が多いフレックス制を導入するなど、労務制度の見直しが必要になる場合もあります。

マネジメントの課題

テレワークでは、オフィス勤務とは異なるマネジメント手法が求められます。従業員の働きぶりが目に見えないため、上司はより部下を信頼する必要があるのです。ただし、こうしたマネジメントは「管理」と「放任」のどちらかに偏る恐れがあります。上司と部下の間の信頼関係を損なわないためには、「目標の明確化」「業務の見える化」「状況の共有」が重要です。

上司は部下に対して、どのような働き方を求めているのか、数値や言語化された目標を伝える必要があります。そしてその目標に向けてどのような業務を行うのか、ツールを用いてタスク共有します。さらに成果物だけを渡すのではなく、途中経過を小まめに共有することがスムーズなマネジメントにつながります。

徹底した管理を行うあまり、部下の行動や意思決定を縛り付けては本末転倒です。かといって、自主的な働き方に任せるだけでは目標の未達や生産性の低下を引き起こす恐れがあります。不適切なマネジメントは、テレワークのメリットを上回るデメリットを生み出してしまうのです。テレワークに適した人材育成とマネジメントの手法は、各企業の状況にあわせて模索が続いています。

人事評価制度の課題

これまでの人事評価制度では、コミュニケーション能力や状況判断力といった人物に属する能力を評価軸に取り入れている企業も少なくありませんでした。しかし、テレワークでは離れて仕事をする特性から、こうして人物面への評価が難しくなります。そのため、職務に求める目標やスキルを明確にしたうえで、スキル評価に軸足を移すといった見直しが求められます。

また、「働いた時間」を評価にどれくらい反映させるのかもテレワークの状況に合わせた判断が必要です。個々の事情が多様であるテレワークでは、必ずしも勤務時間の長さと成果の大きさが比例するとは限りません。テレワークに従来の人事評価制度を適用したあまり、従業員のモチベーションが低下してしまうのは大きなデメリットといえます。成果ベースの評価制度のほうが、従業員の意欲を引き出せると判断される場合は、適切な人事評価制度を再構築する必要があります。

組織力・生産性の課題

テレワークでは個人で業務を行うため、企業が意識的に組織間のコミュニケーションを活性化させる取り組みが求められます。これまでのオフィス出社が通常の働き方では、新入社員研修や全社会のように、企業のビジョンやミッションに触れ、仲間と共有する経験を自然と得ることができました。しかし、テレワークで「仕事を行うのみ」と割り切っている従業員の場合、こうした連帯感を高められず、結果として組織力が低下する恐れがあります。

また、これまでは生産性が向上すると考えられていたテレワークですが、急速な普及が進んだコロナ禍以降は、その問いに疑問が投げかけられています。パーソル総合研究所が行った調査によれば、オフィス出社の仕事の生産性を100%としたとき、テレワークの生産性は全体平均で84.1%と評価されています。もちろん、この結果には感染症が広がっている非常事態といった、通常とは異なる精神的ストレスや事情を加味する必要があるでしょう。

しかしながら、テレワークでの生産性向上には従業員の快適な就業環境の確保や、テレワークに即したコミュニケーション手法・マネジメント手法・人事評価制度の再構築など、あらゆるデメリットを排除しなければいけません。こうした運用上の課題を把握した上で導入することが重要です。

導入コストの課題

これまで解説したセキュリティリスクや制度の再構築に対して、安全なネットワークの構築、テレワークで使用するデバイスの貸与、テレワーク手当の支給、新たなセキュリティ対策に費やす費用など、金銭的負担が生じます。

また、人材育成・マネジメント手法・人事評価制度など、テレワークにあわせた運用へ切り替える際にもコストが発生します。これらの導入コストがかかってしまうことを念頭に置く必要があります。

テレワークの課題・デメリットを解消するためのポイント

テレワークのデメリットを解消するために、組織や個人の課題に合わせた方法を選びましょう。ここからは、デメリットを解消するためのポイントを説明します。

テレワーク業務の確立

テレワークの導入を一度に推し進めようとすると、大きな負担が発生します。そのため、テレワークの課題に適切に対処するために部分的・段階的に導入する方法があります。

部署や職種など一部の社員を対象にテレワークを導入することで、発生するデメリットを小さく抑えることができます。課題を発見したら、都度改善に取り組みます。また、「週1日・2日」など日数を限定したテレワークの利用や、テレワーク週間のように一定期間を区切ってテレワークを実施することも、テレワークに適した業務の見極めや、自社が抱える課題を見つけるのに効果的です。

また、すでにテレワークを導入している企業でも、状況の変化により新たな課題が発生しているかもしれません。就労制度への不満や評価制度への不満、マネジメント層が抱える人材育成への危機意識などは、聞き取りによって判明します。そのため、1対1の面談や社内アンケートなどを活用し、組織の状態を定期的に把握することがテレワークの課題解消に役立つでしょう。

コミュニケーションツールの導入

コミュニケーションの工夫を取り入れるテレワークで役に立つオンラインツールはすでに多くのものが登場しています。オンラインでの莫大な情報量を迅速に伝えられるチャットツールや、場所を問わずに会議に接続できるテレビ会議ツール、ほかにもスケジュールの共有やタスクの管理、さらにはバーチャルオフィスなど、役立つツールは多種多様です。

こうしたツールをコミュニケーションの活性化に役立てるためには、自社に合わせた工夫が必要です。

例えば、バーチャルオフィスを用いて、就業中の社員を把握したり顔を確認できることで一体感を高めたりすることができます。また、事前に従業員に飲み物や食事を配送しビデオ会議ツールを使って同じものを味わいながら楽しむ懇親会を行うなど、テレワーク時代に合わせたコミュニケーションを取ることができます。

評価制度の見直し

企業内の評価制度の見直しは、テレワークを導入する上で大切なポイントです。導入にあたってはこれまでの評価制度で問題がないのか、総合的な見直しが求められます。

テレワークを行う従業員のための評価制度を新しく作成したり、従業員が不安に思っていることを把握した上で従業員と企業の双方が納得できるような評価制度を作ることが大切です。一度に完全なものを作ることは難しいため、定期的に見直してブラッシュアップしましょう。

セキュリティ対策

テレワークを行う従業員と重要な情報のやり取りを行う場合は、様々な手口のサイバー攻撃に対応できる高度なセキュリティ対策が必要です。「moconavi」のようにアクセス認証やVPNによる通信の暗号化など、セキュリティ対策も万全なテレワーク環境の構築に効果的なシステムを活用するとよいでしょう。

また、システムだけに頼らず、従業員のセキュリティ意識の啓蒙やリテラシーを高めるための教育も必要不可欠です。研修や理解度テストを定期的に行い、参加状況や理解度を人事評価に結びつけるなど、組織として仕組みを整備することでリスクを抑えることができます。

課題・デメリットを解消して快適かつセキュアなテレワークを推進しよう!

柔軟かつ新しい働き方として注目されるテレワークに、大きなメリットがあることは間違いありません。しかし、テレワークの普及が進むにあたり、テレワーク特有のデメリットや課題が浮き彫りになってきました。快適かつセキュアなテレワークのためには、こうしたデメリットを把握した上で、自社に適した体制・運用を構築することが重要です。

想定される課題について対策を講じ、テレワークをスムーズに推進しましょう。

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