リモートワークの課題解決に向けたレコモット・タスクフォースの取り組みとは？

リモートアクセスサービス「moconavi」を提供するレコモットが、コロナ禍においてどのように新しい時代の働き方と向き合い、リモートワークを推進したのか。立場の異なる4人に話を聞くこの企画。

後編では、社内のリモートワークに関する課題の解決に向けて立ち上げられたタスクフォースに参加する、セールス＆マーケティング部の戸田さんと中村さんに、コミュニケーションタスクフォースの目的や実施した施策について語ってもらいます。

──はじめに、2人の仕事内容やリモートワークの実施状況を教えてください。

レコモット セールス＆マーケティング部 戸田

戸田：私はアカウントセールスチームとして、お問い合わせいただいたお客さまとの商談からクロージングまでを担当しています。

リモートワークは、私がレコモットに入社した2020年3月の翌月からスタートしました。最初は自宅で働く環境が整っていませんでしたが、リモートワーク開始時に会社から社員に一律で支給される15,000円や、「リモートワーク手当」として毎月支給される4,000円を活用して機材を揃えていきました。今では仕事用のデスクや椅子、ノートPCも含めた3つのモニターに加え、ウェブ会議用の照明も完備した快適な環境で仕事をしています。

レコモット セールス＆マーケティング部 中村

中村：私はコンテンツマーケチームで、WEBマーケティングをしています。具体的には、LP制作・リスティング広告やオウンドメディア「moconaviNOTE」の運営を担当しています。

今年（2021年）の4月に入社したので最初からリモートワークで仕事が始まり、入社時に支給された手当で机と椅子を新調しました。

在宅勤務は快適ですが、同じ姿勢でパソコンに向かう時間が増えて家から出なくなってしまうので、朝走ったり、お昼休みにお散歩をしたり、1日1回は外へ出て日光を浴びるようにしています。

──2人が参加しているコミュニケーションタスクフォースではどのような取り組みをしていますか？

戸田：コミュニケーションタスクフォースは、リモートワークに関する課題の解決を目指して2020年の11月にスタートしました。最初にテーマになったのは、コミュニケーションに関する課題で、現在はコミュニケーション以外にもさまざまな課題を解決するために会社へ提案しています。

リモートワークでは、従業員の間で目的以外の雑談が生まれにくくなるのと同時に、チームをまたいだ他部署とのつながりが薄くなってしまいがちです。

タスクフォースは、取り組みそのものが課題解決の実体験となるよう、部署を横断したメンバーが挙手制で集まりました。週に一回の定例会と月に一回の経営層に向けた進捗報告を繰り返しながら、若手が中心となってボトムアップで施策を進めています。

タスクフォースを立ち上げる際、最初に経営層から全社員に向けてリモートワークに関するアンケートを実施し、課題を具体化していきました。

──アンケートの結果、どのような課題がわかったのですか？

戸田：明らかになったのは次の3つの課題です。

・帰属意識に関する課題

リモートワークでは業務でやりとりするのがチームのメンバーに限られてしまうため、接することの少ない従業員に関しては「顔と名前が一致しない」という人が増えてしまいました。これにより、組織としてのつながりが薄れ、帰属意識が低下してしまうという課題がありました。

・業務の可視化に関する課題

帰属意識の課題にも関連して、リモートワークでは一人ひとりがどんな仕事をしているのかがわかりにくくなってしまいます。これにより、チームをまたいだ連携がしづらくなり、組織力が下がってしまうという点も課題でした。

・経費申請に関する課題

レコモットでは、リモートワークにあたって毎月定額で支給される手当として「BYOD手当」と「リモートワーク手当」の2つが用意されていますが、それ以外でも必要な物品の購入やキックオフを実施する際にかかる費用を経費として申請できます。しかし、特に新入社員の間では「経費を申請しづらい」という意識があり、あまり活用されていませんでした。

──課題を踏まえてタスクフォースではどのような施策を行いましたか？

戸田：まず、「帰属意識に関する課題」に対して、ひとつの施策として、社員一人ひとりの自己紹介をまとめたプロフィール帳を作成しました。誰でも書きやすいように、例えば、「いつも〇時～〇時くらいで働いています」、「〇時から〇時の間は集中タイムです」、「仕事をするうえで〇〇を大切にしています」など、〇を埋めてもらえればプロフィールが完成するようなテンプレートを用意しています。

レコモットではフルフレックスだったり、さまざまな国の方も働いていたりするので、仕事のスタイルなども記載してもらい、お互いの理解を深めてもらえるように工夫しました。

また、中途採用の方にはこれまでのキャリアを書いてもらったり、他にも趣味や休日の過ごし方なども任意で紹介してもらったりしています。プロフィール帳は社員ならクラウドでいつでも閲覧できるので、部署や上下関係の垣根を越えて共通点が見つかり、コミュニケーションが広がれば良いなと思っています。

中村：プロフィール帳に加えて、業務とは関係のない雑談用の掲示板も開設しました。例えば、グルメやペットなどチャネルがいくつかあるのですが、「職場の近くのあのお店が美味しかった」と情報をシェアしたり、飼っているペットの写真を投稿・閲覧して癒されたり、盛り上がっていますね。部門や年齢、入社歴といったさまざまな垣根を越えたコミュニケーションが生まれ、組織に対して愛着をもつきっかけになっていると思います。

──「業務の可視化に関する課題」に対してはどのような施策を行いましたか？

戸田：以前から開発チームのなかで行っていた「分報」を全社でも行うようにしました。分報は、「これから仕事を始めます」「休憩に入ります」「こんな業務の工程でスタックしています」など、日報よりも細かい粒度でタイムリーに業務の報告をするものです。チャットツールのなかで分報専用のルームを設け、全社員が閲覧・コメントできるようにしています。

分報を始めたことで、リモートワーク環境においても全ての社員の業務内容が可視化されました。ときには業務で課題になっていることを書き込むと、それに対して知識のある人がコメントで助けてくれることもあります。

私が印象に残っているのは、以前、業務が立て込んでいたとき、有休の前日に「何かあれば明日でも連絡をください」と分報に書いたところ、上司が「休みの日は仕事を意識しなくてもいいように、今後こういう状況はなくしていきましょう」と指摘をされたことです。

分報でのやりとりを通して、全社的に働き方もプライベートも尊重している企業のマインドを改めて感じることができました。

中村：他にも分報では「仕事を始める前に朝ランしました！」といったフランクな報告でも代表の東郷から「いいね」がつくこともあります（笑）内容に限らず、全従業員の仕事を経営層が見てくれているというのは働きがいにつながりますね。「監視」ではなく「見守られている」という心地良い感覚があります。

──「経費申請に関する課題」に対しての施策についても教えてください。

戸田：「経費申請に関する課題」への施策として、経理管理チームで「経費申請ガイドライン」を作成してもらい、社内に展開しました。ガイドラインには、どんなものが経費として申請できるのかが具体的に記載されています。

例えば、リモートワークで必要なヘッドセットやイヤホンといった機器は経費で購入でき、1万円未満であれば購入後の事後申告でも精算可能です。また、プロジェクトのキックオフや歓送迎会、チームの懇親会などの飲食代も経費として認められます。ガイドラインを定め、経理管理チームからアピールすることで、誰でも気兼ねなく申請できるようになりました。

中村：実際にタスクフォースのキックオフをリモートで行ったときも、各自飲み物や食べ物を購入し、レシートで経費精算しました。普段は選ばないような少し値の張るお酒やおつまみを買い、画面上で見せ合って盛り上がりました。

──レコモットのリモートワークの環境や働きやすさについて、どのように感じていますか？