テレワークでオフィスが不要に?アフターコロナで求められるオフィス環境とは

  • 投稿日:2020 - 12 - 25
  • 更新日:2020 - 12 - 29
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新型コロナウイルスの感染拡大により、働き方が大きく変わり、さまざまな企業でテレワークの導入が進んでいます。そして、そのような中で企業におけるオフィスの在り方も変わりつつあります。

この記事では、企業の経営企画や総務担当者が知っておくべき、テレワークにおけるオフィスの理想的な在り方について解説します。

ニューノーマルの職場環境とは?オフィスは不要?

現在のようにテレワークが浸透してくると、オフィスにさほど存在意義を感じないという人もいるのではないでしょうか。しかし、オフィス機器や各種産業用機械を製造する株式会社オカムラが、ニューノーマルにおける働き方や働く場について経営者やオフィスワーカーを対象に調査を行った結果、意外な結果が出ました。

この調査において、「ニューノーマルにおいてあなたの会社にオフィスは必要か?」との質問に「非常にそう思う」「ややそう思う」を回答した人が90%超となったのです。多くの人がオフィスを必要と感じていることがわかります。

一方、「ニューノーマルにおいてオフィスの床面積はどのように変化するか」との質問に対しては「余分な機能空間が減少する」との回答が多く見られました。同時に「特定の機能空間が増える」との回答も多く、特に今後は「オンライン会議のためのブース、個室」の需要が高まると多くの人が考えているようです。

ニューノーマルになっても企業活動においてオフィスは必要です。しかし、今後は省スペース化や、ブースや個室のニーズが強まることが予想され、オフィスの機能やレイアウトを見直す必要があるでしょう。

これからのオフィスに求められること

今後、オフィスにはどのような機能が求められるでしょうか。テレワークへの対応や、コロナウイルス対策、また経営効率化のためのコストダウンなど、企業には新しい課題がつきつけられています。これからのオフィスでニーズが高まると考えられるオフィス機能は以下のとおりです。

フリーアドレス化

現在の流れの中で、以前から行われていたフリーアドレス化は一層進んでいくでしょう。以前のフリーアドレス化は、従業員の気分転換やコラボレーションを引き出すことが主な目的でしたが、現在のフリーアドレス化は「省スペースの実現」が主な目的です。

テレワークが進む中、従業員ひとりひとりにデスクを提供するのは非効率であり、フリーアドレス化によってオフィス面積の削減や効率化を進めることが求められます。

ミーティングスペースや個室ブースの設置

今後の働き方では、オンラインでの会議やセミナー、商談などが今まで以上に増加していくでしょう。フリーアドレスでは集中できず、都合が悪い場合もあるため、専用のミーティングスペースや個室ブースの設置が必要となるでしょう。

できるだけ周囲の声や音が気にならない環境を整えたり、背景の見栄えを良くしたりするなど、配置やデザインにも気を遣う必要があります。当然、快適な通信環境を準備することも大切です。

ソーシャルディスタンスの確保

新型コロナウイルス対策として、ソーシャルディスタンスの確保も重要な課題です。オフィス内で密が生じやすいレイアウトを避け、十分な余裕を持って対応できる社内環境作りが求められます。また、仕切りを設けることで感染リスクを下げるとともに、業務に集中しやすい環境を作ることができます。

執務スペースのソーシャルディスタンスはレイアウトで工夫することができます。島型レイアウトであれば向かい合わないようにずらして座る、隣のデスクとは2メートル間をあける、背中合わせのレイアウトにするなどが考えられます。

デスクでソーシャルディスタンスを保とうとすると複数人で1台の固定電話を利用していた場合割り当てが難しくなります。電話を取る担当者を決めたり社用の携帯電話を内線代わりに使ったりするなどの方法も有効でしょう。

接触を減らす

新型コロナウイルスによるリスクを減らすためにも、できるだけ社内における人や共用物の接触を減らすことが大切です。ドアノブやトイレなどの共用物は除菌をこまめに行う、コピー機や電話などは担当者を決め独占利用するなどの対策を行いましょう。

接触から生じるリスクを回避するためにも、顔認証やICカードによる非接触での入室管理や、紙資料の削減(デジタル化)などのニーズが高まっています。

衛生状態を保つこと

感染症対策や労働環境の改善のために、オフィス内の衛生状態に気を遣うのも事業者の大きな役割です。空気清浄機を導入したり、消毒用アルコールを設置したりといった対策を採っている企業も多くなっています。

従業員が衛生的に業務時間を過ごすことができるように、抗菌素材を使ったオフィス設備の導入や、定期的な消毒・清掃などを実施しましょう。また、窓を開けて定期的に換気したり良質な換気設備を導入したりすることも大切です。

テレワークにおけるオフィス以外の仕事場

テレワークでは、自社オフィス以外の空間もワークスペース となります。カフェなどのオープンな場はリスクが高まるため、企業で提供できる環境についても検討してみましょう。仕事場として考えられる主な場所について簡単に解説します。

自宅

自宅は最もポピュラーでコストのかからない仕事場です。

移動の時間も不要なので、ワークライフバランスの観点からも喜ばれます。しかし、一方で業務に集中しにくかったり通信環境が悪かったりすることも多く、テレワークで仕事の能率が落ちることを懸念する人も多いです。また、さまざまな経費負担の問題も生じやすいため、企業でしっかりとルールを決めておく必要があります。

シェアオフィス

シェアオフィスとはフリーアドレス形式のデスクや共有のオフィス機器があるスペースを複数の企業の従業員が利用する形態のオフィスです。

各企業に個別の占有スペースは与えられませんが、申請してオンライン会議用のブースを利用したり、直接対面するための応接室などを利用したりすることはできます。

シェアオフィスは安価で利用でき、仕事場としての機能も高く、便利な位置にあるので使いやすいといったメリットがあります。情報セキュリティ面での不安や、企業が利用状況を把握しにくいという点がデメリットです。

サテライトオフィス

サテライトオフィスとは基本的には支社や支店のようなもので、本部から離れて行う活動を効率化するためのオフィスです。最小限のオフィス機能だけを揃えるのが一般的で机と椅子とインターネットのみのブースというケースもあります。利用する従業員のニーズに合わせて規模や機能は変わるため、企業が負担するコストもさまざまです。

サテライトオフィスは仕事や通勤に都合の良い場所を探すことが重要です。サテライトオフィス用にスペースを貸し出している業者もいますし、一般のオフィス向け賃貸業者から小規模物件を企業で借りる場合もあります。

レンタルオフィス

レンタルオフィスは、オフィス設備が予め用意されており、入居後すぐに仕事ができるといった特徴があるオフィスです。

一般的に、駅前やビジネス街など便利な場所で提供されています。契約の締結や解除も簡単でコストもわかりやすく、その利便性から人気です。デメリットとしては、シェアオフィスと同様に利用実態が企業側で把握しにくく、コストパフォーマンスを評価しにくい点です。

オフィスの多様化に合わせてツールの導入もお忘れなく

テレワーク オフィス

テレワークの拡大によって、企業オフィスに求められる機能やレイアウトも変わってきています。オフィスの多様化に伴って環境整備を進めるなら、テレワークに適したツールの導入も検討してみるとよいでしょう。

moconaviはさまざまな業務ツールとセキュアに連携でき、テレワークに適したワークプレース構築を支援するテレワークプラットフォームです。個人のスマートフォンを社用電話として活用できるmoconavi050、リモート環境からオフィスの環境にアクセスできるmoconavi RDSは、フリーアドレス化や働く場所の自由度が高まります。また、デバイスやアプリの使用履歴や使用位置などから仕事場の利用実態を管理できるため、テレワーク時の従業員マネジメントに効果的です。新しいオフィス作りに、ぜひmoconaviをご活用ください。

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