テレワーク事例:コロナ時代のテレワークに必要な働く環境とは?走りながら進めたルール整備

  • 投稿日:2020 - 11 - 25
  • 更新日:2021 - 2 - 26
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コロナ禍におけるテレワーク推進。テレワークプラットフォーム、moconaviを提供するレコモットにも、もちろんその流れはありました。新型コロナウィルスの国内流行が騒がれ始めた2020年2月から対応を始め、緊急事態宣言の発出された4月からは原則2名での輪番出社体制へとすぐに移行。

社員の健康を守ることを第一に、労務管理からICT環境の整備、電話や書類対応まで、アフターコロナ・ニューノーマルにおける勤務形態についてロードマップを作成し、6月以降は状況に合わせたテレワーク体制を構築してきました。

今回はテレワーク化の推進とルール整備にあたった経営管理部の片桐さんと工藤さんに話を聞きました。経営管理部長として、経理担当として、テレワーク化に向き合ってきたリアルな声を紹介します。

書類対応は紙を廃止してペーパーレスを推進

──テレワーク化でどの会社でも悩んでいるのが、紙でやりとりされる書類の扱いだと思います。どのように対応されましたか?

工藤:経費精算はオンライン対応に切り替えました。これまでは領収書の原本を経理が確認していたのですが、各社員の出社が輪番制になったため、月締め処理の期限までに領収書原本を経理の手元に回収するのは困難になると考えました。

ですので、これまでは積極的に使っていなかった経費精算システムのファイル添付機能で領収書の画像データ提出をしてもらい、経理は画像データで金額を確認する仕組みに変更しました。

いずれにしても原本は回収しなければいけないので、出社時に提出をお願いしています。ちなみに、経費精算システムはmoconaviと連携させているので各自のスマホから領収書の写真を撮ってそのまま添付することが可能です。

新型コロナウィルスの感染が広がるなか、早急なテレワークへの切り替えが必要であり、そのためにはペーパーレスも同時に進めなければなりませんでした。それでもmoconaviを普段から使っていてBYODに慣れているため、皆さん柔軟で助かりましたね。

ペーパーレスの取り組みはその後も継続し、5月には給与明細もペーパーレスに対応しました。ただ、請求書や契約書類など、お客様とのやりとりには先方の都合もあるので、完全に切り替えるのではなく、臨機応変に対応しています。書類が紙で届いた場合、その際出社している社員にスキャンデータを送ってもらっています。

レコモット テレワーク規則事例

経営管理部 経理担当 工藤

──本来であれば完全ペーパーレス体制にしたいが、お客様都合で紙の書類が送られてくる場合があると。

片桐:そうですね。輪番出社した社員が郵便物を受け取り、担当部署のボックスに振り分けます。急ぎの場合は担当者に連絡し、中を開けてスキャンデータを送ります。

輪番体制は持ち回りで2名体制から始まり、4名体制、8名体制と、新型コロナの状況を見ながら使い分けてきました。出社社員には郵便対応の他に、社内の衛生管理や急な来客対応などを任せています。

オンラインMTGで、テレワークのコミュニケーション課題を解消

──テレワークになり、やはりコミュニケーションの形も変わりましたか?

片桐:オンラインMTGが圧倒的に増えました。それまでもチャットツールとして使っていたTeamsをMTGにも使用するようになりました。まわりの様子を目で追えなくなった分、チャットを活用して自ら情報を共有する意識が以前よりも必要になったと感じています。また、今までは雰囲気で感じたり、直接ちょっと声をかけたりして気にかけることができましたが、テレワークではそれができません。意識的に自らコミュニケーションをとる必要があります。

レコモット テレワーク規則事例

経営管理部 部長 片桐

工藤:でも、業務中に突然話しかけられることがなくなったのは、良い面もあるんです。経理として、数字チェックの仕事はかなり集中力がいりますが、誰にも邪魔されない時間をとれるようになりましたね。

片桐:もちろん、情報共有はツールだけに頼るのでなく、制度にも落とし込みました。チーム単位で毎日、部単位で毎週、タスク管理や情報共有のための定例MTGを設定しています。

──オンラインMTGを行ってみての感想はいかがですか?

片桐:あまり対面と変わりないと思います。むしろ、画面共有機能を活用することで打ち合わせしやすくなった面もあると思います。

工藤:テレワークだとMTG以外に顔を合わせる場がないので、きちんとアジェンダを用意し、その場で物事を確実に決定するようになりました。時間を無駄にしない意識が高まったように感じます。それは良い変化ですが、逆に雑談の余地がなくなってしまうのがテレワークの課題。これを解消するために、経営管理部では週1回、フリートークの機会を設けています。家族のいる社員もいるので、基本は日中に実施し、たわいもない会話をしています。

片桐:雑談からアイデアが生まれることもありますからね。

工藤:特に私は入社して1ヶ月でテレワーク体制になってしまったので、一緒に働く皆さんの人柄を知る機会としても、テレワークでのフリートークは重要でした。テキストだと伝わりきらないニュアンスがあるので、オンラインMTGでのフランクなコミュニケーションも時には大切ですね。

レコモット テレワーク規則事例

様子が見えないなか、社員の健康を守る労務管理の体制構築とは?

──情報共有同様、社員の姿を目で追えないと、労務管理も大変だと思います。それについてはいかがですか?

片桐:テレワークをする社員にはmoconavi経由で勤怠管理ツールを使って出退勤の打刻をお願いしています。打刻の際にスマートフォンの位置情報も取得する設定をしているので、社員の労働時間だけでなく、場所も管理できます。

工藤:オフィスのドアにはスマートロックを導入していて、カードで鍵を開け閉めする仕組みになっています。かざした時間と個人が記録されるので、入退社の時間を追うことができ、オフィスで長く残業している社員もわかります。

──ツールをうまく活用されているのですね。テレワークにより労務に関する問題は起こりませんでしたか?

片桐:テレワーク開始当初は全体の労働時間が増えてしまいました。理由は大きく2つ考えられまして、1つは家にいると通勤時間を考慮しないので朝早くから夜遅くまで仕事してしまうこと。もう1つは、リーダー陣の業務過多です。部下の様子が見えないと、忙しいのかわからない。遠慮してタスクを振らずに自分で進めてしまうリーダーが増えてしまっていました。

その問題を解決するために、タスク管理MTGを実施するようにしました。MTGの中でリーダーを含めたメンバー全員のタスク一覧と進捗状況を確認することで、タスクの割り振りの最適化を行うことができるようになり、今では残業時間も減りましたね。

工藤:もちろん労働時間だけでは見えてこない問題もあります。身体面だけでなく、精神面での疲労がないかアンケートも実施しました。

片桐:労務管理については例外対応も多いです。やはり家庭を持つ社員も多いので、コロナ禍での休園・休校にも悩まされました。特に保育園に通うお子さんを持つ社員は、休園のため自宅でお子さんの面倒をみつつ業務をする、というのはなかなか難しいと思います。そういった社員には、厚生労働省の規定に従って特別有給を付与する対応をしました。

また、4月に4人、6月に3人と新たな社員が入社したので、業務指導のためやむを得ない場合には、部長やリーダーの許可制で輪番以外でも出社を認めました。原則に忠実でありながら例外にも対応する柔軟性が、コロナ対応では必須だと思います。

テレワークに有効なツールとmoconaviシリーズで、リモートアクセスを促進!

──今までお聞きしたなかでもいくつかツールが登場しましたが、他にも活用したツールはありますか?

片桐:やはり4月のテレワーク導入のときが一番大変で、その際に多くのツールを一部の利用だったのを全社員に導入したり、使う用途を広げたりしました。

まず、これまで社外で仕事をする必要がなかった社員への対応が必要でしたので、VPNのライセンスを全員に付与し、社外から社内のファイルサーバへはmoconaviかVPN経由でアクセスできるようにしました。そうすることで当日にノートPCを持ち帰るだけで翌日からノートPCやmoconaviを使って、すぐにリモートワークを開始することができました。

また、ファイルサーバについては、当初から管理コストや被災など、物理資産を持つリスクを減らしたい考えだったため、順次Sharepointを使ってクラウドでファイル共有できるよう切り替えを進めており、8月にはSharepointに完全移行しています。

そのほか、サポートチームはデスクトップPCを使用しているので、在宅勤務ではノートPCからリモートデスクトップツールのmoconavi RDSを使用してオフィスにあるデスクトップPCを動かしています。

 
moconaviRDSはこちら
 

工藤:オンラインMTGツールとしては、Teamsの他にZoomを使用しています。これは社外MTG向けですね。お客様の都合によって選択できるよう、複数用意しています。

テレワークの重要課題「電話対応」はmoconavi050を使ったBYOD で出社負担も機会損失も解決

──テレワーク中の電話対応も課題にあげられると思います。こちらはどのようにされたのですか?

片桐:テレワークを行う上で重要な課題の一つが電話対応でした。電話は誰かが応対しないと切れてしまいますから。これはmoconaviが最も活躍した場面でもあります。

輪番出社の数名でオフィスにかかってくる電話を受け、それぞれ担当者から折り返すという対応も可能ではあるのですが、手間がかかりますし、相手を待たせてしまうことになります。これを解決したのが、moconavi050でした。

まず、各部署の固定電話への着信はその部署の代表社員1名を決め、その社員の050番号に転送するようPBXで設定しました。会社の代表電話と営業部門の電話はかかってくる件数が多いので、営業部門全員の050番号を鳴らすという設定にしました。

moconavi050を使えば、社員の個人スマホでも相手に自分のプライベートの電話番号を秘匿し、業務用の050番号を表示させて電話をかけられるし、050番号の通話料は会社に請求されるので個人に通話料金の負担もかかりません。moconaviのこの機能は重宝しましたね。

 
テレワークの電話対応、BYODならmoconavi050
 

このmoconavi050の運用がスムーズに機能したのは、全社員を対象にBYOD制度をとっていることも要因の一つです。BYOD制度の開始前でも、全社員が各自のスマホからmoconaviを使って、必要な場合にメールやチャットを確認したり、moconavi050の機能で取引先に電話を掛けたり受けたりして慣れていたことが大きいと思います。

もともとは社外でモバイル通信を使う頻度の高い営業担当の社員には、会社支給のスマホを貸与していました。しかし、社員が増えてきたこともあり、会社でモバイル回線の契約をしたり、スマホ端末を購入・管理したりといった手間をかけ続けるよりも、手当を支給して各個人の端末を業務用にも使わせてもらう方がよいだろうと、コロナ流行の少し前にBYODへの移行が完了していました。

結果、これがコロナ禍のテレワークでも大活躍だったというわけです。もちろん、社員には個人スマホを業務に使用させてもらう分、モバイル通信料や端末調達などの負担費用としてBYOD手当を全員に一律支給しています。費用や手間などのコストを低減できる会社にとっても、会社携帯を使い分ける面倒がない社員にとっても、嬉しい仕組みではないでしょうか。

 
レコモット テレワーク規則事例

これからは出社とテレワーク、自由に選べる会社へ。

──最後にテレワーク化を推進してきたお二人の考えをお聞かせください。

 

工藤:たとえば休むほどではないけれど体調が優れないとき、会社に行くのは辛いけど、家なら働けるということもありますよね。テレワークはコロナ禍に関わらず、便利な仕組みだと思います。これからも続けていくにあたって、出社したい人と在宅勤務したい人、どちらもその自由を守れる選択制が理想だと思います。

片桐:まさに選択制があるべき姿で、弊社も11月からテレワーク制度を正式に導入しました。まず出社は週1回とし、テレワーク手当として自宅の環境を整えるための一時金や毎月固定額を支給することになりました。そのほかの取り組みとしては、テレワークの課題として浮き彫りになった、コミュニケーションについてタスクフォースの立ち上げや、オフィスレイアウト変更なども考えています。

今後は出社する人と在宅の人で働く環境が違うなか、より情報共有の徹底が求められると思います。コロナ対応は、リモートで情報共有する習慣ができるいいきっかけでしたね。今後は社員アンケートを通じてボトムアップでの改善に努めていきたいです。

レコモット テレワーク規則事例

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