moconavi機能紹介 ~ダイアラー・電話帳・着信連携編~

  • 投稿日:2020 - 11 - 17
  • 更新日:2020 - 11 - 17
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はじめに

皆さんは顧客や社内の連絡先でこのような課題を抱えていませんか?

「顧客情報の管理がバラバラで社内での情報共有ができていない」

「顧客情報を携帯端末のアドレス帳に登録しており、紛失時の情報漏洩が心配」

「社員の連絡先の管理ができておらず、緊急の連絡に手間取る」

これら課題はmoconaviを使うことで、解決できます。本記事ではmoconaviが独自で提供しているmoconaviダイアラー・電話帳についてご紹介いたします。

1.moconaviダイアラーとは

moconaviダイアラーとは、moconavi電話帳(moconavi独自のアドレス帳のこと)や、さまざまなサービスのアドレス帳に登録された電話番号へ「簡単かつセキュアに発信することができるダイアラー機能」のこと。端末のアドレス帳に企業名や名前を登録しておかなくても、moconavi電話帳やその他連携しているサービスのアドレス帳を参照して、発信元の企業名や名前などを表示させることが可能です。

さらに端末に情報を残さないのが特長で、発着信履歴には、企業名や名前が残りません。企業や個人を特定できる情報が残っていないので情報漏洩の心配もなく、安全な情報管理が可能です。

2.moconavi電話帳とは

「moconavi電話帳」とは、moconavi独自のアドレス帳のこと。moconaviでは、Exchange、Domino、Gsuite、サイボウズ、Sansanなどのアドレス帳機能を連携して利用できますが、
それらのアドレス帳機能がない場合でも、moconavi電話帳で連絡先をクラウド管理できます。

また、moconavi電話帳のインポート機能を使って、端末自体のアドレス帳に保存されている電話番号や企業名、名前などのデータをmoconavi電話帳に移動することも可能です。
※インポート、エクスポート機能の許可は管理画面側で設定できます。

【電話帳管理者・利用ユーザーのメリット】
moconavi電話帳を利用することで、電話帳の管理者、moconaviユーザーにとってそれぞれ以下のようなメリットがあります。

■電話帳管理者 
・電話番号などの顧客データの一元管理を実現。社内連絡先のデータ更新・配布の効率アップ。
・データの閲覧範囲をコントロールできるので情報管理の上で安心。
・端末にデータが残らないから、万が一、端末の紛失があっても情報漏洩の心配がない。

■電話帳ユーザー 
・社内の異動があっても、管理者側でデータを管理しているので、端末側で個別にデータ更新する作業が不要。ユーザー側個人の作業負担が少ない。

【moconavi電話帳の4つのフォルダ】
moconavi電話帳では、以下の4つのフォルダがあり、それぞれ使い方が異なります。

■社内電話帳 
社内電話帳とは、社内のmoconaviユーザー全員が閲覧できる電話帳です。所属社、部署ごとの階層表示が可能で、11階層まで設定できます。
また、社内のmoconaviユーザーの連絡先は自動的に登録されますが、moconaviユーザーではない社内メンバーの連絡先や部署代表電話番号も、登録・管理することができます。社内の非moconaviユーザーの登録は無償です。

■共有電話帳 
共有電話帳とは、そのユーザが所属する部署や部門で使用する電話帳です。ユーザーの所属部署だけでなくその配下と上位の部署を含む部門内ユーザーで共有電話帳のデータを閲覧できます。
共有電話帳の利用可否やデータ編集については管理者側でコントロールできます。

■個人電話帳
個人電話帳とは、そのユーザーのみが使用する電話帳です。取引先担当者の連絡先をクラウド上で利用・管理できます。顧客の連絡先を端末に残す必要がないため、セキュリティに関しても、安心して使うことができます。

■グループ電話帳
グループ電話帳とは、社内、共有、個人電話帳フォルダを横断してグループを設定できる電話帳です。
たとえば、あるプロジェクトが発生した際に、社内、外部の関係者の連絡先を1つのグループにして管理することで、連絡先へのアクセス効率を上げることができます。

なお、グルーピングは個人の環境に紐づきます。他のユーザーのグルーピングの影響を受けることはありません。
また、1人を複数のグループに所属させることも可能です。

3.電話帳、メール本文からの発信

moconaviと連携している各サービスの電話帳では、連絡先一覧画面にあるショートカットアイコンからタップして簡単に発信することができます。moconavi内でのメールやビジネスチャットの文面に書かれた電話番号のリンクから発信することも可能なので、moconaviの外に出ることなく発信でき操作もスムーズです。

4.着信連携~携帯端末のアドレス帳が空っぽでも着信時に発信元表示が可能~

携帯端末のアドレス帳に連絡先が登録されていなくても、moconavi電話帳や、連携可能なアドレス帳(※)に登録されていれば、電話着信時に発信元の企業名と名前を表示させることができます。

※発信元(企業名と名前)の参照表示に連携可能なアドレス帳
iOS:moconavi電話帳、Sansan、Googleコンタクト、LDAP電話帳
Android:moconavi電話帳、Sansan、Googleコンタクト、サイボウズ、LDAP電話帳

※携帯端末自体や携帯端末のローカル上にある電話アプリなどのアドレス帳を参照した発着信は履歴に表示が残り、企業名・名前の非表示対象にはなりません。

個人の携帯端末を業務利用するBYODでも、業務ではmoconavi電話帳や連携サービスのアドレス帳を使えば顧客データを非表示にしてデータが残らないようにし、プライベートで利用する際は携帯端末自体やローカル上にある電話アプリのアドレス帳を使えば、発着信履歴の名前などの表示は残るので、プライベート利用に支障は生じません。

5.ダイアラー・電話帳・着信連携まとめ

moconaviの電話機能いかがでしたでしょうか?
社給端末ではローカル上に顧客情報を残さないことで情報漏洩対策ができ、BYODでは業務に関わる個人情報、顧客情報は分けて管理をし、さらに着信連携で便利に活用することが可能です。
moconaviにはその他にもたくさんの便利な機能があります。よろしければ下の記事もご参考にご覧ください。

5分でわかる!moconavi機能10選

moconaviを使って効率的な働き方をぜひご検討ください。

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