コロナ禍前には絶対に戻さない。医療・介護従事者に必要なテレワークとその準備とは

少子高齢化が続く限り、各産業で今後必ず人手不足の時代がやってきます。
働き手を増やすことには限界があるため、従業員一人あたりでどれだけの価値を生み出せるかという、生産性の向上が求められています。

業務には特定の場所でしかできないものがあります。また、生産性の向上を妨げているのは、直接的に価値を生み出さない業務（≒ノンコア業務）に要している時間です。よって、特定の場所でしかできず、直接的に価値を生み出さない業務を削減することが生産性向上の近道になります。

本記事では、「特定の場所でしかできない」を解消するための方法を中心に、働き方改革や生産性向上について整理したいと思います。

2030年=人手不足644万人！？

シンクタンクであるパーソル総合研究所と中央大学が発表した 「労働市場の未来推計 2030」 によると、2030年には全産業で644万人の人手不足が予測されています。そのうち医療・福祉・介護業界では、サービス業界に次ぐワースト２位の187万人の人手不足になると算定されています。医療・福祉・介護業界における2030年の需要が1,367万人であることに対して、約13.7%も人手が足りないことになります。

出典：パーソル総合研究所・中央大学「労働市場の未来推計 2030」

644万人の人手不足をどう埋めるか？

全業種総計644万人の人手不足を充足する方法として、同予測では (1)働く女性を増やす、(2)働くシニアを増やす、(3)働く外国人を増やす とする、就業する人自体を増やす施策とは別に、(4)生産性を上げること が提唱されています。
298万人分、比率にすると 46.2％ を「生産性の向上で解決するべき」ということになります。

出典：パーソル総合研究所・中央大学「労働市場の未来推計 2030」

医療・介護業界に求められる生産性の向上

つまり、2030年までに医療・福祉・介護の業界で不足する 13.7％（187万人） の人手のうち　46.2%　分を、要員増ではなく生産性向上の手段で解決するということになるので、日々の業務で 6.3％ の生産性を向上することが求められています。医療・介護現場で働く全ての人が、今と変わらない労働時間で 6.3% のパフォーマンスを上げなければなりません。

パーソル総合研究所・中央大学「労働市場の未来推計 2030」の数値を元に算出

コア業務とノンコア業務の区別

6.3％ の生産性を向上するためには、現在どの程度、生産性に寄与する業務を行えているかの整理が必要です。業務の中には、生産に直結するコア業務 と、直接関係しないノンコア業務 の２種類があります。便宜的にそれぞれ60%と40%であると仮定します。
ノンコア業務のうちの4%を削減し、その分をコア業務を行う時間に充てることができれば、約6.6%の生産性向上につながります。ノンコア業務の時間を、いかにコア業務の時間に変えられるかが重要になります。

ノンコア業務削減を進める手順

ノンコア業務の削減をどのように進めるかで最初に重要なのは、業務の情報をデジタル化することです。現場での仕事だけを考える、つい「紙」などアナログで、持ち出せないものをそのままにしがちです。もちろん、患者や利用者の個人情報を必ずしも最初からデジタル化の対象にする必要はありません。

次のステップは、業務のフローをデジタル化することです。情報やフローをデジタル化することの利点は、再利用しやすいことと、持ち出しやすいことです。また、ここまでのステップで、それぞれの項目の重要度をしっかり整理しておきましょう。デジタル化の過程で、すでにいろいろな活用の可能性や、少しの成功体験が生じてくると思います。

最後のステップとして、外部からデジタル化した情報にアクセスする方法を整備することです。ここまでを粘り強く進められれば、ノンコア業務がデジタル化され、時間削減する準備が整っている状態になります。

ノンコア業務削減は 「２つの BPO」で解決する

デジタル化されたノンコア業務をどうするかについては、「２つのBPO」によって生産性の向上を図りましょう。

１つめはビジネスのプロセスを最適化すること（Business Process Optimization）です。デジタル化されたからこそ見える無駄の省略など、改善できるポイントがたくさんあります。

２つめのBPOは、外部委託（Business Process Outsourcing）です。アナログになっていると、職場でしかその情報やフローを扱うことができないため、外部委託自体が簡単ではありませんが、デジタル化されることで可能になります。外部委託にできる状態ということは、従業員が外部で扱うことも可能になるので、テレワークの有効活用の道も見えてきます。

コロナ危機は、遅れていた働き方改革を進めるチャンス

2021年5月総務省のタスクフォース会場において、「コロナ危機で明確になったこと」として、
日本では

• 新しいテクノロジーの活用が遅れていること
• 多様で柔軟な働き方の普及が遅れていること

が明らかになり、これらの象徴がテレワークであると共有されました。
テレワークのような、「働きやすさを提供する、衛生要因の充実」 に取り組めている企業ほど、従業員の創造性の発揮や生産性の向上の機会が増えてきています。

テレワーク推進で顕在化した課題

すでにテレワークの取り組みができている企業では、従業員の通勤負担の軽減や人件費、紙や印刷コストの削減などの効果が報告されています。一方で、感染対策の必要からテレワークに踏み込んだものの、環境が整備されていないことや、出勤が必要な業務の存在により、完全出社に戻す企業も出てきています。出勤を要する業務の具体例を一つあげると、「押印などの業務プロセス」です。離れた場所から仕事をする際に、紙やハンコなどがデジタル化されていないことで、テレワーク環境で十分に効果をあげることができていません。

テレワークを「ハイブリッドワーク」に

テレワークは、生産性を上げたり働き方に選択肢を提供したりする手段です。出勤しての業務にも明確なメリットがあります。
今後は、ノンコア業務の時間を削減し、コア業務で成果をあげるために、業種や職種にあわせた出勤とテレワークの最適な組み合わせ（ハイブリッド）を探していくことが求められます。

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moconaviは、業務で使用するグループウェアやアプリなど、幅広いサービスと連携することが可能です。端末にデータを残さずこれらのサービスを利用することができます。

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＜ビジネスチャットでコミュニケーション＞
医療・介護の現場で求められるのはコミュニケーション。さらに分解すると、「同期（対面）」が必要なシーンと「非同期」で良いシーンにわかれます。非同期のシーンの中には、しっかりと内容を把握して欲しいものがあり、メールの活用が適しています。また、かしこまったやりとりは省きたい、伝わったかどうか知りたい種類のものは、ビジネスチャットの活用が最適です。moconaviでは、端末にデータを残さないセキュリティを維持しながら、円滑な社内コミュニケーションを実現する、ビジネスチャットの機能が充実しています。

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今後やってくる人手不足の時代に備えるため、今から生産性向上の取り組みを始める必要があります。
具体的な方法として、デジタル化によるノンコア業務の効率化と、コア業務への傾注が有効です。デジタル化は同時に、働きやすい環境を整備することにも役立ち、これらが整ってくると、生産性を向上させるサイクルが回り始めます。デジタル化はまた、外部からのアクセスを活用しての２つのBPOを可能にします。
moconaviの導入は、デジタル化された職場環境に安全なアクセスと管理の手段を加えることに役立ちます。テレワークを有効活用しての働き方改革や生産性向上に、ぜひご検討ください。