働き方改革事例集！ユニークな方法で業務効率をアップさせよう

労働者の中にはプライベートな事情で通勤が難しくなるなど、高度なスキルを持っていても退職を余儀なくされるケースもあります。こうした優秀な人材の離職は企業にとって大きな損失になり、企業規模に関わらず、働き方改革によってカバーできないかなども経営課題のひとつとなっています。
この記事では、働き方改革についての概要を解説し、実際の働き方改革の事例を紹介していきます。

まず始めに、働き方改革とはどのような目的をもって、どのような背景のもとに提唱されているものなのでしょうか。
労働者側と企業側の両者から見てどのような効果が期待でき、どのようなメリットがあるのかを把握しておく必要があります。そのためには、まず政府が掲げる働き方改革について基本的な事項を押さえておきましょう。

首相官邸の公式サイトを見ていくと、働き方改革とは「一億総活躍社会実現に向けた最大のチャレンジ」という言葉で表現されています。
一方厚生労働省では、「働き方改革とは労働者がそれぞれに置かれた事情に応じた多様な働き方の選択を可能にする社会の実現である」としています。
つまり、誰もが活躍しやすい社会を作り、環境に左右されることなく働くことができ、豊かでより良い未来を描けることが働き方改革の目指す方向なのです。

少子化による人口の減少は労働力にも影響を与えはじめています。働き方改革を掲げる背景には、労働力人口の減少が想像を大きく超えたことにあります。
労働力の主力である生産年齢は15〜64歳までです。この層の人口は戦後増加の一途をたどってきましたが、1995年の国税調査で8726万人に達したのを最後に減少傾向にあります。このままいくと、2060年にはピーク時のおよそ半分にまで生産年齢の人口が落ち込むことが予想されます。
しかし、そのような状況下にあっても働き手を確保し、労働生産性を上げていくことは国にとって重要なことです。生産性低下を回避するために、政府は国をあげての働き方改革に乗り出しています。

働き方改革では、労働力不足を解消する施策として3つの取り組みを掲げられています。まず一つは、長時間労働を減らし、その分労働生産性を上げていくというものです。日本でも長時間労働による過労死がニュースになることもあり、大きな課題となっています。こうした問題を解消して労働者の健康を守り、働きやすい環境で生産性をあげていくことが働き方改革の狙いです。
もう一つは、労働者の格差を取り除いていくことが挙げられています。非正規と正社員との格差を無くしていくことで、労働者が事情を抱えていても働き続けていける仕組みを作ります。
最後の一つは、女性や高齢者の就労をサポートすることで眠っている労働力の掘り起こしを図ることです。この取り組みによって労働力の不足を補うことが期待されています。

内閣府は、従来とは違う働き方をすることで成果をあげた企業に対して「カエルの星」認定を実施しています。「カエルの星」認定を受けると認定証と記念品が贈呈され、企業の新たな励みに繋がっています。
実際にどのようなことを行っているのか、認定された取り組みを知ることは多くの企業の参考になるのではないでしょうか。この段落では、働き方改革を実行して「カエルの星」に認定された企業9社を中心に紹介します。

三井住友海上火災保険株式会社では、いくつかのユニークな取り組みを実行しています。一つは「遅刻特認」の導入です。遅刻特任とは遅刻者を容認するということではありません。
これは妊娠中の労働者を対象にしたもので、通勤が負担となる場合に就業時間を変更できる制度のことです。
もう一つは「イクメン休暇」を導入しています。配偶者の出産予定日を含めた前後3日間に休暇を取得できるという制度です。

三井住友海上火災保険株式会社では、イクメン休暇に加えて育児休業中の社員にも配慮しています。自宅にいても社内のネットワークにアクセスができ、出勤時と変わらずに同僚や上司など変わらないコミュニケーションの継続が可能です。
これらの取り組みを行うことで、2012年度の育児休業取得者数は4年前に比べておよそ2倍に増えています。さらに、短時間勤務制度を利用する者はおよそ3倍近くも増加しています。三井住友海上火災保険株式会社は他にも最大365日取得可能な介護休暇を導入するなど、さまざまな取り組みを実施しているのです。

旭化成株式会社では、男性社員の育児休業取得者数が少ないことが課題としてあげられていました。この課題を解決するために、労使協定で30歳前後の男性社員が中心となって立ち上げたのが「ニューパパプロジェクト」です。
このプロジェクトでは男性社員の育児休業取得が進まない原因を探り、さらにその改善策についてさまざまな実体験を踏まえての議論が重ねられました。その結果、従来の制度では取得条件が厳しいという点があげられたのです。

男性社員が育児休業制度を取得しやすいよう条件を緩和し、改定を図ることで育児休業を取得する男性社員の数は、対象者のおよそ4割にも達しています。しかし、これは単に条件を緩和しただけの結果ではありません。
会社から、子どもの出生手続きを取った社員本人と、その上司に向けて育児休業取得を促す文書を送るなどの試みもされています。
さらに、育児休業を終えた社員に対しては会社から記念品やお祝いカードの贈呈なども実施しています。こうして、誰もが育児休業を取得しやすい環境づくりに力を入れているのです。

第一生命保険株式会社がまず行ったのは、新しいマニュアル作りの取り組みです。従来のマニュアルは知識と経験豊富な経験者が作成していました。しかし、それによって初心者が見たときにはやや難しい内容になってしまうこともあったのです。
そこで、初心者が業務経験者に実際に業務を教わりながら作成していく「誰が見てもわかるマニュアル」に変更をしたところ、未経験の業務であっても誰もが対応しやすい環境へと変わりました。

業務に対しても、第一生命保険株式会社はユニークな取り組みを行っています。業務効率の向上を図るためにメリハリをつけるというものです。
通常は業務をしているときに電話やちょっとした相談などを受けることも多く、その間は業務が中断することになります。しかし、業務に集中したい人にとっては、少しの中断であっても効率的にこなせないこともあります。そこで導入されたのが「ガンバルタイム」制度です。
これによって業務が中断されることがなくなりました。休んでも周囲の人がフォローしやすい環境づくりにも取り組んでいます。業務全体の効率化も加え、誰もが休暇を取りやすい環境が実現しているのです。

福井県済生会病院では短時間勤務制度、夜勤免除制度、夜勤のみを専門に勤務する制度といった制度の導入を行っています。これによって看護師がそれぞれ自分の事情に合わせて柔軟に働ける環境を実現しました。さらに、1日の中の労働時間を従来より細分化することで働きやすい時間帯の確保にも取り組んでいます。
従来の日勤は3交代制でしたが、これを6つの勤務時間に細分化しています。夜勤に関しては3つから8つに勤務形態へと増やして柔軟性を出すことに成功したのです。

そのほかにも新たな区分を5つ設けました。勤務時間の細分化によって看護師が自分の働きやすい時間帯での勤務を可能にしたことで、大きな効果が出ています。
その一つが離職率の低下です。ライフスタイルとのズレによって退職せざるを得ない人が減少したことが理由といえます。福井県済生会病院では、こうした取り組みが功を奏し、有給休暇取得率も上昇しています。

訪問看護などを行う有限会社COCO-LOでは、細かいスケジュール管理で無駄を省くという取り組みを行っています。オリジナル手帳を配布することでスケジュール管理を容易にしたことが業務効率のアップにつながったのです。
業務の申し送りは時間を取られることも多いですが、有限会社COCO-LOはスマートフォンを活用することで時間の短縮を可能にしました。スマートフォンの他にもクラウドサービスのグループウェアなどITを上手に取り入れ、場所に左右されることなく情報を見える化して共有しています。

訪問看護や介護業界の問題の一つに人材難があります。有限会社COCO-LOでは、子育て世代の女性が育児と仕事を両立可能な仕組みを構築することで人材確保に成功しました。
独身者や育児を終えた世代が勤務するようになると不満の声があがることもありましたが、うまくクリアして生産性をあげています。これによって休暇が取りやすくなり、小規模企業であっても働き方改革が可能であるという好ましい事例です。

これまでに各社の取り組み例をご紹介しましたが、ここからは企業の担当者に向けて、働き方改革を実現させるための手順について紹介していきます。
働き方改革を成功させるには、まず自社の問題点は何かを知ることが必要です。ここで紹介する順序で取り組んでいけば自社の課題を浮かび上がらせることができ、最適な働き方改革を実行できるかもしれません。

まず行いたいのは、自社の現状について把握することです。現場がどうなっているかわからなければ、何を改革していいのかも理解できません。
はじめに１カ月あたりの社員の残業時間や年次有給休暇の取得率について、客観的なデータを調査していきましょう。それと同時に従業員に対しては直接ヒアリングを行ったりアンケートを実施するなどして、主観的な情報を得ていきます。
これで、なぜそのような取得率になるのか理由が解明になってきます。他にも、会社の組織や仕事の流れ、職場の環境はどうなっているのか、また個人の仕事に対する意識についてなど、多方面からデータを集めていきましょう。

客観的データと主観的なデータを収集できたら、この2つをもとに働き方改革でどのような方向を目指していくのか、達成したい目標を決めて設定をします。
このときポイントとなるのは、できるだけ数字で検証しやすい目標を具体的に設定することです。それによって、実際の成果がわかりやすくなります。さらに、その目標を達成するとどのようなメリットがあるのか、会社や社員の両方で考えてみましょう。メリットについては社員が納得できる表現でまとめておくことが大切です。

目標が決まったら、それで働き方改革ができるということではありません。現状と目標にギャップが生じている理由は何かを分析していきましょう。
その結果、問題点や課題を具体的にすることができます。次に、毎日の業務フローの中で効率化を妨げているのは何か、どの部分に無駄が生じているのかを洗い出していきます。

問題点や課題の洗い出しができたら、目標を達成するにはどうしたらいいのかを考え、適切な手段について検討をしていきます。
次に実行する際のポイントですが、目標を社員に指示するだけでは失敗につながりやすいので注意しましょう。例えば残業削減が目標の場合、残業削減を社員に指示すれば終わりということではありません。目標から逆算を行い、必要なことは何か、仕組み作りを検討することが重要です。

ここまでのステップを踏んだら、いよいよ働き方改革の実行に移ります。まず目標達成のための施策を決め、社員に内容を周知していきます。そして働き方の改善を積極的に促していきましょう。効率的に実行していくためには、働き方改革の責任者を決めるといいかもしれません。責任者は取り組みを実施してからの労働時間や年休取得率など必要なデータのチェックや、従業員へのアンケートやヒアリングなどを実施します。
こうすることで、定期的に改革の効果を検証できるのです。効果を検証したら、それを基に取り組みの改善を行い、必要であれば新しい施策を取り入れるというサイクルを繰り返していきます。

働き方改革といっても、実際にはさまざまな取り組み方があります。その中でも、今回の記事で紹介してきた事例は、組織が抱える課題に合わせて取り組みを実行することで効果が上がった事例ばかりです。
企業の多くはそれぞれに異なる課題を抱えています。働き方改革を推進していくにはまず現状を把握するところからスタートし、本記事でご紹介したステップを参考に働きやすい職場づくりを実現していきましょう。