モバイルワークとは?導入における課題と解決法、成功のポイントを紹介!

投稿日:2020 - 8 - 25

働き方改革が進むなか、多くの企業が導入を始めているのが「モバイルワーク」です。モバイルワークを導入することでさまざまなメリットを得られるとして、高い注目を集めています。ただ、モバイルワークという言葉を聞いたことはあっても、実際にどのような働き方なのか知らないという人も多いのではないでしょうか。モバイルワークの概要や導入のメリット、さらに導入時の課題や解決法について紹介します。

モバイルワークとは?

モバイルワークとはどのようなものなのか、概要と向いている職種について見ていきましょう。

モバイルワークの定義

モバイルワークとは、ノートパソコン・スマートフォン・タブレットなどのモバイル端末を使って、「施設や場所を制限されずに仕事を行う」働き方を指します。

ICT(情報通信技術)を利用することで、会社内でしか閲覧・作業ができなかった業務が、場所・時間を問わず取り組むことができるようになったのです。たとえば、自宅やカフェ、コワーキングスペースなどで業務を進めることが可能です。モバイルワークはテレワークの一つに位置づけられ、新しい働き方として注目されています。

モバイルワークに向いている職種

モバイルワークには、外出が多い営業職が向いています。社外での商談が多い営業職の場合、複数のアポイントが入り一日中外出だったり、次のアポイントまで中途半端に時間が空いてしまったりということも珍しくありません。

外出時間が長いと、ほかの仕事がなかなか進まないことも多いでしょう。そのような移動中や空き時間にメール処理やCRMなどの社内データへアクセスして内容確認や入力、報告書の作成などを行えば、仕事を効率的にこなすことができます。

モバイルワークの自由度の高い働き方によって時間を無駄なく活用でき、生産性が向上し残業時間の削減にもつながります。

モバイルワーク導入の企業側のメリット

企業がモバイルワークを導入すると、さまざまなメリットを得られます。どのようなメリットがあるのか、詳しく見ていきましょう。

人材確保

モバイルワークの導入は「人材確保」にも効果的です。モバイルワークにより業務効率が上がり、残業時間が減れば、ワーク・ライフ・バランスの向上にもつながります。

業務時間が長く、プライベートの時間を確保できていないような働き方は、従業員の仕事に対するモチベーションが下がるだけでなく、企業へ不信感を持ったり貢献心を持てなくなったりしてしまいます。最終的に離職につながってしまうこともあるでしょう。離職率の高さは企業にとってマイナスイメージです。

現代は柔軟な働き方が求められています。さまざまな働き方の体制が整っている企業は従業員の満足度が高く離職を防ぐことができるほか、企業自体に興味や魅力を感じる人が増え、人材獲得につなげられるのです。

業務効率化

モバイルワークの最大の強みは、「時間や場所に縛られず仕事ができる」ことです。営業周りの空き時間を活用してカフェで仕事を進めたり、移動中のスキマ時間をうまく活用したりすれば、業務効率化が期待できます。

また、急に顧客から問い合わせがあったり、資料を送るよう依頼されたりなどしてオフィスに戻るとなれば、大幅なロスタイムになってしまいます。このような場合にも、自社データにアクセスできる仕組みをつくっておけば、オフィスに戻らなくてもその場でスムーズに対応できます。モバイルワークはさまざまなシーンにおいて生産性の向上が見込めるでしょう。

コストカット

モバイルワークの導入は大幅なコストカットも期待できます。スマートフォンやタブレットなどの通信機器さえ用意すればいいので、オフィスの整備費用が抑えられます。また、モバイルワークによってデータのやり取りが増えれば、紙を使用する頻度が減り、印刷のための紙やインクの費用も削減できます。そのほかにも、モバイルワークであれば現場へ直行し、オフィスへ戻らず外で仕事をして直帰するということも可能になるので、無駄な移動がなくなり交通費も減らすことができるでしょう。

モバイルワークのツール活用と働き方

モバイルワークの強みを最大限に引き出すためには、ツールを活用することがおすすめです。ツールの種類には、以下のようなものが挙げられます。

チャットやオンライン会議ツール

モバイルワークはいつでもどこでも仕事ができることがメリットですがその一方で、社内での業務が減り、従業員同士のコミュニケーションが不足しやすいという面があります。同僚や上司との交流が少なくなることで、意思疎通が円滑にいかなくなったり、関係性に距離が生まれたりするかもしれません。

そのようなコミュニケーション不足を解消するためには、「チャットやオンライン会議ツール」の導入がおすすめです。チャットはメッセージで業務に関わる内容を気軽にやり取りできるだけでなく、ファイルの添付機能が備わっているものもあります。操作性も高く、業務連絡以外にも従業員同士の交流を深めるツールとして活躍してくれるでしょう。

社内会議にオンライン会議ツールを使えば相手の表情を見ながら話をすることができるので、齟齬が生じにくくなります。モバイルワークで相手と直接会えなくても、お互いの顔を見ながらコミュニケーションをとることで、スムーズに意思疎通ができるでしょう。

タスク管理ツール

モバイルワークは従業員が好きなタイミングで仕事を進められるため、スケジュールや仕事の進捗状況をしっかり管理する必要があります。タスク管理ツールで業務をリスト化し、優先順位をつけ作業漏れを防ぎます。出勤前にタスク管理を行うようにすれば、1日の作業がよりスムーズになります。タスクを従業員同士で共有すれば仕事の進捗状況の確認も行えますし、上司が部下の仕事の進み具合を把握できマネジメントにも役立つでしょう。

CRMやSFAツール

CRMやSFAなどのツールを活用し、顧客情報の管理をしている企業も多いと思います。これらの社内で使われているツールは通常オフィスに戻らなければ使用することができません。モバイルワーク用にセキュリティに考慮したICT環境を整えていれば、社外からCRMやSFAのデータへアクセスすることが可能です。

商談の直前に詳しい顧客情報を確認すれば「どこまで話が進んでいたっけ?」と焦る心配がなくなります。また、商談後にオフィスへ戻らなくても顧客情報を更新することができるので、時間を有効に使えるでしょう。

関連記事:場所を問わない働き方 テレワーク×moconavi 営業パーソンの1日

モバイルワーク導入の課題と対策:労務管理

モバイルワークにはメリットが多いものの、導入にはさまざまな課題もあります。特に大きな課題となるのが「労務管理」です。具体的な課題にはどのようなものがあるのか、チェックしていきましょう。

労働時間の把握

厚生労働省によるモバイルワークにおける適切な労務管理のためのガイドラインによると、「労働時間の把握」が課題となっています。モバイルワークは社外で業務を進められるため、正確な労働時間を管理することが難しいのです。

労働時間を把握するためには、自己申告や端末の使用ログ、社内システムへのアクセスログなどを利用し労働時間を算出する方法があります。労働時間のカウント方法について、企業側と従業員側の双方で同じ認識を持てるようにルールをしっかり作り運用するようにしましょう。

長時間労働の防止

モバイルワークは空いた時間を有効活用できるのがメリットですが、その反面、従業員がいつどのくらいの時間働いているのか企業側が把握しにくく、長時間労働を招くおそれがあるという意見もあります。長時間労働は従業員の心身に負担をかける原因にもなるため、企業側が対策を講じる必要があります。

具体的な防止策としては、時間外・深夜労働を禁止することです。上司が部下に対して時間外や深夜は労働しないよう、積極的に声かけを行いましょう。システムへのアクセス制限も有効です。時間外や深夜には社内システムへアクセス不可にし、長時間労働を防止しましょう。企業側、従業員側どちらも長時間労働を行わない意識を持つことも大切です。

モバイルワーク導入の課題と対策:セキュリティ対策

モバイルワークは社外で働く機会が増えるぶん、端末の紛失や盗難・公衆Wi-Fiの利用・のぞき見などによるセキュリティリスクが高まります。モバイルワーク導入にはセキュリティ対策が重要な課題といえるでしょう。具体的にどのような点に気を付ければいいのか、見ていきましょう。

モバイルワークのセキュリティルール

モバイルワークを行う際のセキュリティルールを策定し、従業員に浸透させましょう。
具体的には以下のような内容が挙げられます。参考にしてください。

・ファイルを端末のローカル上に保存しない
・ハードディスクの暗号化
・公衆Wi-Fiを使用しない
・会社貸与のモバイルルータを使用する
・ファイル共有ソフトの利用におけるウイルス感染やスパイウェアの危険性について教育する
・のぞき見防止フィルターの装着
・パスワードの工夫や2段階認証の導入
・社外環境ではデータを印刷しない

技術的なセキュリティ対策

ルールの策定に加えて、技術的なセキュリティ対策をしっかり行いましょう。技術的なセキュリティ対策には、「アクセスの制限や管理の徹底」が求められます。「ハードディスクの暗号化」、「セキュアコンテナの使用」、「情報漏洩対策が施されているUSBの使用」などによる暗号化を行いましょう。

それ以外にも、「ウイルス対策ソフトの導入」「VPNやセキュアブラウザなどの利用」も有効な手段です。VPNはいわゆる仮想専用線として活用できるものです。インターネット上に潜むさまざまな脅威から守ってくれる役割を持っています。

セキュアブラウザは不正なアクセスや情報漏えいなどを防止できる機能を備えたウェブブラウザです。機密情報の流出を防ぐ目的で、多くの企業に活用されています。

モバイルアプリケーション管理「MAM」を利用する

モバイルワークに欠かせないスマートフォンやタブレット端末。MAM(Mobile Application Management)は、その端末にある業務用アプリケーションを管理する方法です。端末自体にデータを残さず、社内システムにアクセスできることが特徴です。もしも端末を紛失した場合も、データが残っていないため情報漏えいの心配がありません。

また、MAMはBYOD(Bring Your Own Device)、つまり私用端末の業務利用にも向いています。アプリケーションのみを管理するので、業務用と個人用のデータやアプリを分類し、業務用のみ管理することができます。いつもの自分のスマホを業務に使いながらプライベートとしっかり分けることができるのが魅力といえるでしょう。

関連記事:MAMの導入は何に役立つ?MDMとの併用で広がる利用価値

関連記事:BYODを導入するメリットとデメリットは?気になるセキュリティ対策も詳しく紹介!

セキュリティリスクに備える『moconavi』

モバイルワークの導入は業務効率化や生産性の向上が期待できます。しかし運用にはセキュリティリスクがともなうため、細心の注意を払う必要があります。「moconavi」はあらゆるセキュリティ懸念事項をクリアし、安全に業務を行えるテレワークプラットフォームです。

「MAM」を採用しており、モバイルワークにおける利便性を損なわずに情報漏えいを防げます。興味のある人は、導入を検討してみてはいかがでしょうか。

▶︎モバイルワークのセキュリティにはMAM市場No.1の「moconavi(モコナビ)」

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