コロナ禍テレワーク事例 株式会社東急百貨店
- 投稿日：2020 - 12 - 14
- 更新日：2022 - 9 - 16
本社を中心にmoconaviを活用してきた東急百貨店では、2019年から働き方改革にも積極的に取り組んできましたが、コロナ禍の影響で改革を加速化させる必要が出てきました。東急百貨店のテレワークや働き方改革への取り組みについて、お聞きしました。
株式会社東急百貨店様
東急百貨店では、moconaviの活用を徐々に拡げ、2020年3月までに主要店舗にmoconaviを展開していく予定でした。しかし、コロナ禍で社会情勢が大きく変化していく中、東急百貨店もテレワークやそれに伴うインフラの整備を急速に進める必要に迫られることになっていきました。
コロナ禍を機にネットワークやモバイル機器などのインフラ強化を急速に進める
──新型コロナウイルス感染拡大に対して、どのような対策を行ってきましたか。
元々、2019年から働き方改革をキーワードにシェアオフィスなどのトライアルを行っていたのですが、出張や外出の際に業務を行えるようにしようという試みであり、大幅なインフラ整備などは行ってはいませんでした。
2020年の２月以降、新型コロナウイルスの話題が大きくなっていく中で、まずは危機管理本部を立ち上げ、各部署・各店舗の指揮系統を整えました。そして同時にデジタル対応の準備に着手し、緊急事態宣言の発令を想定しながら端末やネットワークを整備していきました。
緊急事態宣言後は、大幅に店舗営業の自粛などをせざるを得ないことになり、在宅勤務ができるように少しずつ強化していき、シンクライアントやVPNを整備しています。もちろん、セキュリティ対策もしっかり行わなければならないと考え、二要素認証でワンタイムパスワードを導入し、ワンタイムパスワードから発行されるPasswordをmoconaviのメール通知で確認活用しています。
本社の社員全員、各店舗の管理・監督職以上の社員は、テレワークを行えるように700人以上が利用できるインフラを整備し、本社勤務の社員は出勤率50％以下にするという会社の方針を満たすことができました。
すでにmoconaviを導入して働き方改革のトライアルを行っていた下地があったことがよかった
──020年3月までに主要店舗にmoconaviを展開していく予定とお聞きしていましたが、コロナ禍はその予定に影響を与えたのでしょうか？
2019年10月～11月を働き方改革のトライアル期間として、デジタル推進部、人事部門、経営企画部門が集まって、新しい働き方を探索する取り組みを行っており、複数のシェアオフィスを用意してさまざまな働き方を試し、2020年4月から順次広めていこうと考えていたのですが、新型コロナウイルスの感染が拡大する中で、このようなスピード感では対応できない状況となってきました。
会社としても速やかに働き方改革を進めるミッションがある中で、大規模なネットワーク整備だけでなく、数百台レベルで会社支給のスマートフォンを導入し、moconaviの契約も増やしていきました。
インフラの整備にはかなり苦労しましたが、すでにmoconaviを使い始めていて、働き方改革のトライアルなどの下地があったのは、非常によかったですね。上層部がmoconaviの使い勝手などをよく知っていたので、スマートフォンやmoconaviの導入に理解があり、やりやすく、スピード感を持って取り組めたと思います。
──新型コロナウイルス感染対策をどのように行ったかについて教えてください。
就労管理や個人情報申請、給与情報照会などのさまざまな機能をmoconaviで利用しており、多くの事務作業を出社しなくても行うことができました。
お客様にご来店いただきづらい状況の中で、ライブコマースやインスタライブなど、動画を使ったサービスを強化しました。夏のお中元の時期はネットショッピングへのお客様誘導を行っていましたが、PCに不慣れなお客様には、電話だけのサポートでは意思疎通が難しい場合があるので、リモートでお客様のPCの画面を共有してフォローする仕組みを使いました。
また、Web会議をかなり利用するようになり、Web会議を発展させて社内向けの教育もウェビナーで開催するようになっています。
緊急で実践したテレワーク 制度を見直し早く社員の要望に応えたい
──テレワークの比重は今後高まりそうですか？
政府の緊急事態宣言解除後、テレワークの運用は6月1日から緩和し、ほぼ通常業務に戻り全員が出社しているという状況でしたが、愛知県緊急事態宣言により再び、全社員を対象にテレワークに移行しました。
ただし、就業規則等が揃わないので労務管理的には暫定処置での対応で勤務をすることになります。今回の経緯を踏まえて社内では「早く労務規定を変えてほしい」という要望が上がっています。グループ人事戦略部での制度見直しとの整合を図りつつ、テレワークに関わる規程の整備も含め出来るだけ早くテレワークを軌道に載せたいと考えています。
IT関連のルールとしては、モバイルデバイス利用規程（仮称）を整備中です。会社貸与のスマートフォンはMDM、BYODのスマートフォンはMAMを実装した上で利用する、というルールにする予定です。もちろんMAMに関しては、moconavi一択だと考えています。
Web会議の利用やテレワークはアフターコロナとなっても続けていきたい
──Web会議など、オンラインを活用するようになったことで、何かメリットは生まれましたでしょうか？
従業員からは、支給したスマートフォンでWeb会議に参加できて便利だという声を聞いています。また、コロナ禍で外部の人とは一切合わないという取引先もありましたが、Web会議を使うことで支障なく打ち合わせができたのはよかったと思います。その際にWeb会議システムとは別に、moconaviで社内資料にアクセスして会議を滞りなく進めることもできております。
全店の店長クラスと経営陣が集まる会議を定期的に行っていたのですが、遠隔地の店長はWeb会議を通じて参加するようにしたことで、移動に伴う時間やコストを抑えることができたと思います。移動時間があれば、それだけ生産性や効率性を損なうことになりますから。
重要な会議からWeb化を進めて成果を出していくことで、現場での会議や打ち合わせもWeb会議にするように説明しやすくなったのはよかったと思いますね。コロナ禍がきっかけで始めたことですが、ICT環境も整備されてきたので、アフターコロナとなっても続けていきたいと考えています。
──新しい取り組みを今後も続けていきたいということですね。
変えることへの抵抗やストレスは、少なからずあると思います。我々は、2011年からWeb会議を導入して、無駄な出張などを抑制しようと進めていましたが、なかなか定着することはできませんでした。しかし、新型コロナウイルス感染拡大によって、経営陣、人事部門は勿論、営業部門も含めた従業員全体の意識が大きく変わり、一気に働き方改革を進めることができたことは非常によい機会となったと思います。
今後は、いかにこれを継続して、制度を整えていくかが課題ですね。デジタル推進部、人事部門、経営企画部門と協議しながら、就業状況を可視化し、労務管理や人事評価を行える仕組みも入れていく必要もあるでしょう。実店舗で働く人はもちろん、デスクワークが多いリモートの社員の健康面やメンタル面のフォローもしっかりとやっていく必要があります。
今後もmoconaviの利用を急速に拡大させていく
──その中で、今後moconaviをどのように活用していこうと考えていますか？
moconaviは現在、1,000台規模で利用していますが、今後も急速に増やしていこうと考えています。手軽にコミュニケーションが取れるビジネスチャットも、もっと活用していきたいですね。
また、初めての方ともWeb会議でコミュニケーションする必要があるため、名刺交換がなかなか難しくなっていますが、名刺もmoconaviを使って管理していく予定です。シンクライアント環境が多い中で、moconaviと連携したリモートデスクトップのSplashtopを使って、スマートフォンなどでどの程度業務を行っていけるかについても、確認していこうと考えています。
さまざまなアプリと連携して、moconavi上で安全に利用できるのが便利なので、今後も連携できるアプリをどんどん増やしてほしいですね。
テレワークプラットフォームとして効果的に利用できるmoconavi
さまざまなビジネスツールと連携でき、社内ファイルサーバにある資料を安全に共有できるクラウド型リモートアクセスサービスmoconaviは、働き方改革やテレワークに非常に効果的に活用することが可能です。テレワークや働き方改革を推進していくための切り札として、moconaviをぜひご検討ください。
