リモートワークのデメリットや課題を知って正しく対策しよう!

投稿日:2019 - 8 - 16

リモートワークは、会社に縛られることなく仕事に取り組むことができる新しい働き方です。しかし、解決すべき課題も多く、導入を安易に考えていると失敗を招きかねません。リモートワークを正しく取り入れるためには、リモートワークの良い面だけではなく、課題やデメリット面などにもしっかり目を向けておくことが大切です。ここでは、リモートワークが抱える課題に注目し、導入するにあたって取り組むべき対策について紹介します。

リモートワークの定義や形態は?

リモートワークとは、遠隔で働くことを意味する言葉です。従来の働き方では、企業に属する社員は会社に出社して仕事に従事しますが、リモートワークでは必ずしも会社に出社する必要はありません。自宅でも外出先でも、遠隔で仕事に取り組むことを総じてリモートワークと呼びます。リモートワークと同じ意味を持つ言葉として、テレワークという呼び方もあります。

ただ、テレワークは個人事業主やフリーランスも含めた場所にとらわれない柔軟な働き方を意味する言葉です。これに対して、リモートワークはあくまでも企業に所属する社員が会社に縛られずに働くことと定義されています。この定義に基づけば、テレワークはリモートワークをさらに広げた考え方だといえるでしょう。

会社に出社することなく、主に自宅で仕事に取り組むリモートワークでは、インターネットなどの通信技術を使って企業とコミュニケーションを取ることになります。電話やメール、場合によってはネットを通したテレビ会議など、さまざまなツールを駆使して密に連絡を取っていくというのがリモートワークの基本的な働き方です。

リモートワークの働き方は実にさまざまです。正規雇用ですべての業務をリモートワークで行う形態もあれば、基本的には出社しながら、一部の業務のみリモートワークで作業するといった形態もあります。一方、正規雇用ではなく、外部契約でリモートワークを行う場合や、会議など短時間の業務の場合だけリモートワークで対応していることもあります。

このように、リモートワークの形態はさまざまであり、企業の風土や従業員の理解に合わせて導入されるのが一般的です。

企業側のデメリットと対策1:社員管理の難しさ

場所を選ばず働けるリモートワークは、仕事の自由度が上がる一方、企業にとっては社員を管理するのが難しくなるというデメリットがあります。社員が会社で仕事をしていれば、その社員がどのように働き、どのように仕事をこなしているのか、その場でチェックして評価することができます。

しかし、社員が出社しないリモートワークでは、インターネットを通したやり取りが中心になるため、社員の勤務態度を直接見ることができません。そのため、リモートワークで働いている社員が仕事を怠けていたとしても、それを確かめることができず、場合によっては仕事の生産性が低下してしまうことがあるのです。

このように、リモートワークは社員の自主性が強い働き方であるため、企業側がしっかり社員の勤怠管理を行い、怠慢や仕事のミスがないようきちんとチェックする体制が重要になります。

また、リモートワークは場所だけではなく、勤務時間にも縛られることのない働き方です。いつ、どこで、何時間働くのかは、主に社員自身で決めていくことになります。社員にとってはストレスなく仕事ができるといった良い面もありますが、企業にとっては勤務時間による評価ができなくなるというデメリットがあります。したがって、リモートワークにおける社員の評価方法は、どうしても成果を基準にせざるを得ません。

ところが、成果の定義は難しく、何を持って成果とするのかは曖昧になりがちです。成果の基準を曖昧にしていると、同じような成果を挙げているにもかかわらず、評価される社員とされない社員が生まれてしまいます。そうなれば、社員の間にも自己の待遇に不満を抱える者が出てこないとはいえず、結果としてリモートワーカーの労働環境が悪化してしまうことがあるのです。

こうした勤怠管理と社員評価の問題は、リモートワークの失敗を招く素因となるので、導入前にしっかり対策を打っておく必要があります。

まず、社員の勤怠管理を正確に行うために、適切な管理ツールの導入は不可欠です。それから、成果の基準を明確に設定するとともに、社員の生産性を上げるために共通の目標を設けることも大切です。コミュニケーションツールの導入や、社員一人一人の状況を理解できる仕組みを形成する必要もあるでしょう。

企業側のデメリットと対策2:コミュニケーションの減少

社員同士や会社と社員の間でコミュニケーションが減少してしまうのもリモートワークのデメリットのひとつです。社員それぞれが顔を合わせず働いているため、リモートワークではどうしても社員の間でのコミュニケーションが少なくなってしまいます。ビジネスにおけるコミュニケーションは、社員同士が情報を共有するためにとても大切なものです。その機会が少なくなれば、情報がうまく伝わらず、仕事に支障が出てしまうこともあります。

また、顔を合わせて話すからこそ、活発な意見交換ができたり、斬新なアイデアが生まれたりすることがあるものです。リモートワークでは、顔を合わせて会話できないため、活発な意見の交換はもちろん、些細な相談や提案も難しくなるというデメリットがあります。

会社と社員との間のコミュニケーションも難しいので、お互いが信頼関係を築くことができず、ともすると軋轢が生まれやすいといった側面もあります。こうした課題をクリアしておかないと、リモートワーク自体が立ち行かなくなってしまうかもしれません。

リモートワークでコミュニケーション不足に陥らないためには、コミュニケーションツールを充実させておくことが何より大切です。チャットツールを始め、グループウェアやビデオ会議システムなど、離れていても密なコミュニケーションが取れるような体制を整えておく必要があります。

SNSを活用することで、社内のコミュニケーションを活発にするといった取り組みも有効です。場合によっては定期的に出社してもらい、直接顔を合わせる機会を作るなど、柔軟に対応していく姿勢が課題解決の一番の対策になります。

働く側のデメリットと対策1:長時間労働への懸念がある

働き方改革の一環としても注目されているリモートワークは、うまく導入できれば社員の長時間労働を解消するきっかけにすることもできます。しかし、リモートワークを導入したことで、かえって長時間労働が助長されてしまうという懸念があることもしっかり念頭に入れておかなければなりません。

リモートワークでは、基本的に明確な労働時間が設定されていません。社員は自分の好きなときに働いて、好きなときに休むことができます。ただ、自由に労働時間が設定できるということは、仕事とプライベートを分けることが難しくなるということでもあります。

特に仕事熱心な人ほど、プライベートな時間まで仕事に費やすようになりがちです。しかも、インターネットでやり取りするリモートワークでは、どうしても会社やほかの社員とのコミュニケーションにもタイムラグが生じやすくなります。プライベートな時間に仕事のメールやチャットが入れば、その時間も業務に対応しなければならなくなるため、結果として仕事に従事している時間が長くなってしまうことがあります。

こうした長時間労働を減らすためには、社員自身が自ら時間の管理をしていく能力を養っていくことが大切です。オンとオフのバランスを取り、メリハリを持って業務に従事していくことを心がけていくことが長時間労働を防ぐ対策になります。

また、企業としても、勤怠管理システムを導入することがリモートワーク社員の長時間労働を減らす対策にもなるでしょう。勤怠管理システムが整っていれば、社員の勤務状況を把握できるようになります。社員が勤務中でない間はメールやチャットを控えるなど、プライベートな時間を尊重してあげることがリモートワークによる長時間労働を防ぐことにつながります。

働く側のデメリットと対策2:コミュニケーションの難しさ

リモートワークでは、メールやチャットでのコミュニケーションが中心です。顔を合わせての会話ではないため、コミュニケーションの取り方も違ったニュアンスが必要になります。

面と向かって対話していれば、言葉だけではなく、表情や仕草からも相手の意図を読み取ることができます。しかし、メールの文面や電話越しの会話では、言葉からしか相手の情報は伝わってきません。ですから、相手との距離感の取り方や情報の受け取り方も、顔を合わせてのコミュニケーションと比べてより難しい能力が要求されます。

コミュニケーションツールの活用が欠かせないリモートワークでは、そもそもコミュニケーションツール自体をしっかり使いこなせなければなりません。ツールの細かい仕様や使い方をマスターし、いつでも適切に使えるようにしておくことが大切です。また、メールでのやり取りも増えるので、文章で自分の思いを的確に伝える能力も身につける必要があるでしょう。

電話でのやり取りで会話から相手の気持ちや感情をくみ取る能力も重要ですから、相手が考えていることを推し量るといった高度なコミュニケーション能力もリモートワークには不可欠です。

このように、リモートワークは一人で仕事をすることが多い一方、コミュニケーション能力自体はより高いものが求められます。企業側の対策としては、コミュニケーション能力を培う研修を充実させておくなど、社員がうまく意思疎通できるような対策を取っておくことが大切です。

リモートワークを導入するポイントは?

リモートワークを導入する際は、まずコミュニケーション不足に陥らないような対策を取ることが欠かせません。企業としては、チャットツールの導入はもちろん、ビデオチャットサービスなどのコミュニケーションツールの充実を図ることが先決です。

また、一人で業務に従事しているリモートワーク社員は孤独に陥りがちです。一人で仕事している環境に慣れてしまうと、企業に勤める社員としての連帯意識が薄れ、意思の疎通がおろそかになったり、情報の共有が難しくなったりすることもあります。

コミュニケーションツールの導入は、社員同士はもちろん、社員と企業との信頼関係の構築にも役立ちます。そのためにも、リモートワーク社員に向けたメッセージをしっかり配信していくことが重要です。

社員の立場では、業務の生産性を上げるために、オンオフ両方のスケジュール管理を行うことが大切です。リモートワークでは、工夫次第で仕事の効率や生産性を大きく向上させることもできます。スケジュール管理をしっかり行っていれば、途中で怠けて仕事が終わらなくなったりせず、また休憩時間まで業務を続けてしまったりすることもなく、自分に合ったペースで仕事に進めていくことができるようになります。

それから、孤独にならないように、外に出て人と会話する機会を増やすこともリモートワークを上手に続けていくためのポイントです。

リモートワークのセキュリティの課題

リモートワークでは、自宅や会社だけでなく、移動中や外出先でも仕事をすることがあります。社内の仕事を外部に持ち出す機会も増え、外出先で機密情報の入った携帯端末を紛失してしまう恐れもあります。もし、端末が盗まれたり、置き引きにあったりすれば、情報が外部に漏れ、会社は大きな不利益を被ることになるでしょう。リモートワークでは、そうした事態に備えてセキュリティ対策を万全にしておくことが肝心です。

また、PCでやり取りする機会が多いリモートワークは、ネットワーク上のセキュリティ対策も欠かせません。社内のPCにはセキュリティソフトがインストールされていても、リモートワーク社員のPCにセキュリティソフトが入っていなければそこから情報が盗まれてしまうこともあります。情報開示の人数制限や承認システム対策など、PCや携帯端末のセキュリティ対策はリモートワーク社員のものも含めて充実させておかなければなりません。

もし、セキュリティ面に不安を抱えているなら、リモートアクセスサービス「moconavi」へ専門的なアドバイスを求めてみるのもひとつの手です。moconaviは安全なリモートワーク環境を提供するプラットフォームです。セキュリティ面のさまざまなサポートをしてくれるので、リモートワークが抱えるセキュリティの根本的な解決の助けになってくれます。

リモートワークのデメリットを解決するためのツール選びのポイント

これまでの段落で記載したリモートワークのデメリットを解決するためには、まず適切な勤怠管理を行えるツールを選ぶことが大切です。

例えば、場所を選ばずに打刻ができる機能やリアルタイムで勤務状況を把握できる機能が搭載されたツールであれば、従業員の労働時間を正確に把握することが可能です。それにより、リモートワークのデメリットである長時間労働も未然に防ぐことができます。

また、チャットやビデオ通話といったコミュニケーションツールを従業員が問題なく使用できるように選ぶこともポイントです。コミュニケーションツールを従業員が適切に使いこなせなければ、相手とスムーズにコミュニケーションをとることができません。操作が簡単でITリテラシーを問わないようなビジネスチャットを導入するのがおすすめです。

リモートワークは社外で仕事をするため、情報漏洩をしっかり防止できる、セキュリティが信頼できるツールを選ぶようにしましょう。例えば、タブレットやスマートフォンなどを外出先で利用した際に、端末自体にデータを残さないような機能が搭載されているツールであれば、安全に端末を利用することができます。

リモートワークにはmoconaviがおすすめ

リモートワークを導入する場合は、「moconavi」の活用がおすすめです。moconaviでは、スマートフォンやタブレットにインストールした様々なアプリケーションやツールを管理することができます。

例えば、「Office365」「Dropbox」「Salesforce」のようなグループウェアやクラウドストレージ、CRMツールを管理することが可能です。

そのほかにも、moconaviは、メール機能やビジネスチャット機能も搭載しており、高いユーザビリティでスムーズなコミュニケーションを実現します。ビジネスチャットは、無料ビデオ通話やグループチャットなどさまざまな機能を利用することができます。

さらに、moconaviは端末自体にデータを残さないため、BYODにおいて高いセキュリティを保つことができ、安全に外出先で端末を利用することも可能です。

リモートワークはデメリットにも配慮して生産性を上げよう!

リモートワークには、企業側と社員側それぞれにデメリットがあります。しかし、デメリットをしっかり認識して対策を取れば、リモートワークは企業にも社員にも大きな恩恵をもたらしてくれる働き方です。社員の労働環境の改善は、企業の業績にも直結します。生産性を高めるためにも、デメリットに配慮してリモートワークを取り入れましょう。

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