クラウド電話帳とは。導入によるメリット・デメリットと活用方法

新型コロナウイルス感染症の拡大以降、テレワークの導入やオフィス以外の業務拠点の設置など、場所を選ばない働き方に取り組む企業が増えています。

しかし、業務に使用する連絡先情報を社内で管理している場合、社外から顧客の連絡先を知る手段がなくて業務の停滞を招くケースもあります。そこで注目されているサービスが“クラウド電話帳”です。

企業の情報部門や総務部門の担当者のなかには、「クラウド電話帳を導入することでどのようなメリット・デメリットがあるのか」「クラウド電話帳を業務に活用する方法が知りたい」などとお考えの方もいるのではないでしょうか。

この記事では、クラウド電話帳の概要や導入するメリット・デメリット、業務への活用方法について解説します。

クラウド電話帳とは、クラウド上に従業員や顧客の連絡先・所属先・役職などを登録して一元管理できるサービスです。サービスによって詳細は異なりますが、主な機能として以下が挙げられます。

▼クラウド電話帳の主な機能

• 連絡先の一元管理
• 名刺の登録・管理
• 着信情報の表示　など

クラウド電話帳を導入することで、顧客や従業員の連絡先を端末ごとに登録・管理する必要がなくなります。クラウド電話帳への連絡先の登録は、スマートフォンのカメラやスキャナーで名詞に記載された情報を読み取ることで簡単に行えます。

また、クラウド電話帳に登録された連絡先から従業員のスマートフォンに着信があった場合、スマートフォンに連絡先が登録されていなくても着信情報を表示できます。

クラウド電話帳を導入して連絡先を一元管理することで、情報共有の効率化やセキュリティの向上が見込めます。一方で、連絡先の管理をクラウド上で行うことによるデメリットも生じます。

クラウド電話帳を導入する際のメリットは登録した情報を社内で共有できることや、情報漏えいを防止することが期待できることです。

クラウド電話帳を活用すると、管理している連絡先を社内や部署内で簡単に共有できます。全員が最新の情報を共有できることで、情報管理にかかる時間や労力の削減が可能です。また、特定の従業員だけしか顧客の連絡先を知らないような状況を避けられるため、属人化の防止につながります。

さらに、個人情報である連絡先を個々の端末に保存せずにクラウド上で管理できることから、情報漏えいの防止が期待できます。

クラウド電話帳を導入した場合、以下のデメリットが考えられます。

▼デメリット

• クラウドの障害発生時には利用できない
• 異動・退職時のアカウント管理が必要になる

クラウド電話帳は、インターネット経由でクラウドにアクセスすることで利用できるサービスです。そのため、クラウドに障害が発生している場合はサービスを利用できません。

また、従業員が異動・退職する際にはクラウド電話帳のアカウント情報を変更・削除する必要があります。異動・退職した従業員のアカウント情報が管理されずに放置されていると、従業員が共有対象外の情報にアクセスできてしまったり、個人情報が社外に漏えいしたりするリスクがあります。

クラウド電話帳を業務に活用することで、多様な働き方を実現したり、業務の効率化を図ったりできます。

クラウド電話帳は、リモートワークやフリーアドレスへの活用が可能です。

クラウド電話帳を利用すると、インターネット環境さえあれば場所や端末を選ばずに顧客の情報にアクセスできるようになります。

顧客に連絡を取るためにほかの従業員に連絡先を聞いたり、特定の端末を使用したりする必要がなくなるため、リモートワークやフリーアドレスの円滑な運用が期待できます。

クラウド電話帳とほかのアプリケーションとの連携を行うことで、業務を効率的に行えます。

▼クラウド電話帳とほかのアプリケーションとの連携

• 連絡先に対応したコミュニケーションツールを起動する
• 連絡先情報をAPI連携してアドレス帳として活用する　など

連絡手段としてのコミュニケーションツールは多様化しており、電話やメールだけでなくビジネスチャットツールが用いられるケースもあります。クラウド電話帳の連絡先から直接コミュニケーションツールを起動できると、業務における工数の削減が可能です。

また、API連携を行うことで、クラウド電話帳をほかのアプリケーションのアドレス帳として活用する方法もあります。

クラウド電話帳は、BYODの促進に活用できます。BYODとは、従業員が持つ私物の端末を業務に使用することです。BYODにおいてクラウド電話帳を活用することで、以下の効果が期待できます。

▼クラウド電話帳をBYODに活用することで期待できる効果

• 情報漏えいのリスク軽減
• 公私混同の回避

クラウド電話帳は業務に使用する連絡先の情報を端末内に残さないため、私物の端末を介することによる情報漏えいのリスクを軽減できると期待できます。

また、私用の連絡先と業務用の連絡先の扱いが明確に区別されることから、公私混同の回避につながります。

なお、BYODについてはこちらの記事で詳しく解説しています。併せてご確認ください。

BYODとは？ 概要や導入するメリット・デメリット、成功事例を紹介！

https://moconavi.jp/blog/2019/12/1492/

働き方改革や新型コロナウイルスの影響によるテレワークの浸透など、ワークスタイルの多様化が進むなか、注目されているのが「BYOD」です。この記事では、業務効率化を模索する企業の担当者が知っておくべき、BYODの概要や、メリットやデメリット、導入して成功した事例などを詳しく解説しています。

『moconavi』は、クラウド電話帳機能を搭載したMAMツールです。moconaviには独自のアドレス帳機能が備わっており、クラウド上で管理・閲覧できる3種類の電話帳を使い分けることができます。

▼moconaviに搭載されている電話帳の種類

moconaviのアドレス帳にOCR機能（※）を連携すると、名刺画像の取り込みで連絡先を追加できます。API連携機能によって外部のアプリケーションやシステムのアドレス帳としても利用が可能です。

※OCR機能とは、画像データのテキスト部分を認識して、文字データに変換する光学文字認識機能を指します

コミュニケーションツールを利用する際にも、最適化した独自のUIによってスムーズな表示と操作を行え、最短距離でのツール起動が実現します。例えば、電話番号のタップによる発信や、アクションショートカットからの電話発信・メール作成・ビジネスチャット送信に対応しています。複数の電話サービスに登録している場合、発信方法の選択肢を表示することもできます。

また、moconaviのアドレス帳はWebブラウザからも利用できるため、業務中にも手軽に参照可能です。

そのほか、連絡先のソートや登録した名刺画像の表示、社内電話帳内での役職名表示など多様な機能を備えています。

詳しくは、以下よりご確認ください。