テレワークにおけるコミュニケーション不足の対策とは?課題と解決策を解説

  • 投稿日:2021 - 3 - 10
  • 更新日:2021 - 8 - 12
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テレワークが広がるなか、ビジネスにおいて重要な「コミュニケーション」が希薄になることでさまざまな問題が生じています。本記事では、テレワークにおけるコミュニケーション不足の原因や、その影響、解決策について解説します。テレワーク環境下でのコミュニケーションの見直しや改善の参考にお役立てください。

テレワークでコミュニケーション不足に陥る原因

テレワークではコミュニケーション不足が生じやすいことが指摘されています。まずは、なぜテレワークではコミュニケーション不足が起こるのか、その原因を解説します。

顔を合わせる機会が減る

テレワークにより、社内外の人と顔を合わせる機会が減るとともに、コミュニケーションは対面から、オンラインのコミュニケーションに変わってきています。

オンラインの環境では、業務に関連したコミュニケーションが優先され、挨拶やちょっとした雑談が減ってしまいがちです。オフィスワークの場合は挨拶や雑談といった業務外のやりとりから、個人的な相談や業務の話などが始まることもありますが、テレワークではこうした機会が少なくなります。特に、自分の部署以外の人と接する機会が減ってしまったと感じる人も多いようです。

情報共有に時間がかかる

テレワーク下では、従業員が必ずしも同じ時間帯で働いているとは限りません。そのために情報共有に時間がかかってしまうことも、コミュニケーションにおける壁になってしまいます。

急ぎで確認したい事項があっても、相手が電話に出てくれない、チャットに応じてくれないといったことがあると仕事が止まってしまいます。オフィスなら相手の様子を目で確認したり、直接声をかけたりすることもできますが、テレワークでは同じようにはいきません。

メールやチャットを使って文章で伝える場合でも、確認・返信に時間がかかる場合もあります。また、文章では内容がうまく伝わらず、ミスコミュニケーションが生じてしまうこともあります。

テレワークのコミュニケーション不足で起こる問題

テレワークのコミュニケーション不足は、具体的にどのような問題を引き起こしているのでしょうか。特に企業にとって重要な問題は以下の3つです。

ミスやトラブルが増える

テレワークによるコミュニケーションは、対面のコミュニケーションと比べると多くの場合、質・量の両面で不足があります。必要な確認ができない、情報共有がうまくいかないなどの理由から、業務におけるミスやトラブルが増えることも少なくありません。

例えば、資料作成やデザイン作成といった制作業務や、イベント準備や商品開発などの企画業務においてはコミュニケーションミスによってアウトプットが大きく変わります。修正や対応などの余計な業務に時間を割かれてしまうと、生産性への影響も大きくなってしまいます。

顧客との信頼関係が損なわれる

コミュニケーション不足は社内だけでなく、社外においてより深刻な問題になる可能性があります。

コミュニケーションにタイムラグが生まれたり、意思疎通がうまくいかなかったりすると、ミスやトラブルの原因となります。また、対面ではテキパキと迅速にコミュニケーションができる人でも、相手の顔が見えないことで遠慮が生まれ、コミュニケーションに影響がでてしまう人もいるでしょう。

顧客との信頼関係が損なわれれば、契約の見直しや取引の停止など、売り上げの低下に直接繋がってしまう可能性もあるため、注意が必要です。

従業員のモチベーションが低下する

テレワークのコミュニケーション不足は従業員のモチベーション低下への影響も懸念されます。同じ空間で一緒に仕事をしている人がいないため、孤独感に悩む人もいますし、文字でのやりとりが多くなり張り合いが感じられないという人もいるようです。業務外の雑談も、同僚との関係構築に繋がり、仕事のモチベーションを高める効果がありますが、こうした機会が減ってしまうこともモチベーションに影響しています。

また、情報共有の機会が減ったことで、会社や部署の仕事の全体像が見えにくくなり目標を見失い、仕事のやりがいがなくなってしまうということもあるでしょう。その他、教育がうまくいかずスキルアップが進まないといった課題もあります。

こうしたことによるモチベーションの低下から離職率が上がってしまうこともあるでしょう。

コミュニケーション課題の対策とは

コミュニケーション不足から生じるさまざまな課題は、企業成長の妨げとなる可能性もあるため、早めの対策が必要です。コミュニケーション課題の対策として、効果的な方法はどのようなものがあるのでしょうか。

さまざまなツールの導入

普及が進んでいるチャットツールやビデオ会議といったコミュニケーションツールだけでなく、さまざまなツールの導入を検討してみましょう。

例えば、スケジュールや業務状況が共有できるツールや、オンラインで利用できるホワイトボードやマインドマップなどを複数人で利用するのも会議効率の向上やコミュニケーションに効果的です。最近ではゲームのようにアバターで仮想オフィスに集まってオフィスに出社しているように感じられるツールもあります。

リモートならではのコミュニケーション方法を押さえる

テレワーク環境下では新しい形のコミュニケーションへの対応が欠かせません。一般的なマナーを知るとともに、社内ルールを定めて教育することが大切です。

スケジュールは積極的に共有する

テレワークでは、直接従業員の姿を見て状況が把握できないため、積極的にスケジュールや業務の進捗状況を共有することが大切です。またテレワークにより、ある程度働く時間帯を自由に選べるため、いつでもすぐ対応できるとは限りません。取引先などの社外関係者へも自分が普段対応できる時間帯を知らせておくことで相手も連絡しやすくなります。

チャットは「短く」「素早く」「頻繁」を心がける

コミュニケーションツールとして定番化しているチャットは、長文の閲覧には向きません。ビジネスメールのような前置きもあまり必要としないので、不要な内容は入力せず用件を短くまとめて送りましょう。また、チャットは会話内容がどんどん流れていくため、メールのように後から情報を確認することには不向きです。できるだけ頻繁にチェックを行い、チェックしたことを短い返事やスタンプで知らせるようにしましょう。

ビデオ会議はなるべく映像をオンに

ビデオ会議を利用する場合、できるだけ映像をオンにしましょう。どうしても難しい場合は仕方ありませんが、顔が見えるだけでもコミュニケーションの質は向上するため、積極的に映像をオンにすることをおすすめします。

定期的にコミュニケーション機会を作る

テレワークでのコミュニケーションは、相手の状況がわからないことで遠慮してしまいがちなので、朝礼や部署・チームでの会議などを定期的に行うのも良い方法です。このとき、顔を合わせてコミュニケーションできるようにルールや運営を工夫しましょう。

定期的にコミュニケーションの機会をつくることで、個人の状況把握ができるだけでなく、テレワーク環境でのコミュニケーションにも慣れることができるなどのメリットがあります。

ビデオ会議による1on1(上司と部下での短時間の個別ミーティング)を定期的に行う企業も増えており、業務上の報連相やキャリア相談、雑談などが行われています。こうした機会はモチベーションアップや信頼関係構築、マネジメントの機会として有効に機能しているようです。

テレワーク環境でのコミュニケーション不足の改善にmoconaviを利用しよう

テレワーク コミュニケーション不足

テレワークでは、コミュニケーション不足からさまざまな問題が生じています。自社の状況をよく確認し、自社に合ったツールや新しいコミュニケーション方法を積極的に取り入れて改善していきましょう。

テレワークに便利なさまざまなツールと連携できるテレワークプラットフォームのmoconaviはチャット機能も提供しています。グループチャット、スタンプや写真、動画、無料通話、無料ビデオ通話など、コミュニケーション課題の解決に効果的な機能が豊富です。高いユーザビリティや機能性から、テレワークを実施企業で多くの導入実績がありますので、コミュニケーション課題でお悩みならぜひ取り入れてみてはいかがでしょうか。

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