働き方改革には欠かせない！業務効率化の方法と実現プロセス

働き方改革を推し進めるうえで、業務の効率化については避けては通れない課題です。これまでの業務の量と質を保ちながら、業務にかかる時間を短縮させることは簡単ではありません。
間違った働き方改革をむりやり進めると、かえって従業員の不満も溜まってしまいます。この記事では、業務効率化を実現させる方法とそのプロセスを紹介します。

「働き方改革」というワードを耳にすることも多いでしょう。これは、政府が掲げる「一億総活躍社会」を実現させるための取り組みとして注目されているキーワードです。これまでの社会は、残業や休日出勤も多く長時間労働が良しとされてきました。しかしこれからは、労働時間を短くし効率性を重視する働き方へと変化させることを目指しています。長時間労働是正のための法案も新たに制定され、残業時間は原則月45時間、年間360時間と定められました。

なぜ働き方改革が必要とされるのでしょうか。働き方改革が推進されるようになった背景には、日本の労働生産性が低いという現状があります。日本は他の先進国と比べて労働生産性が低いため、業務の効率化が必要不可欠なのです。長時間労働が原因で過労や精神障害になる人が増えており、自殺者の増加も社会問題となっています。心身ともに健康に働くには、ワークライフバランスが重要です。ワークライフバランスが実現できていない状況を変えるため、労働時間あたりの生産性を上げ、労働時間を短くすることが急務となっているのです。また、少子高齢化によって労働人口が減っていくことが予想されるため、優秀な人材を確保するためにも働き改革が必要だと言われています。生産性の低い日本から、優秀な人材が海外に流れてしまうことも危惧されているのです。日本の発展のためにも、働き方改革を進めることは重要となります。

働き方改革を進めるうえで、業務効率化は欠かせないテーマです。ワークライフバランスを実現させるためには、労働者が短時間で付加価値の高い仕事をこなす必要があります。単純に労働時間を短くしただけでは生産性は上がらず、社員の不満ばかりが溜まることになるでしょう。今までと同じ、もしくはそれ以上の仕事をこれまでより短い時間で終えることが重要になります。そのためには、業務の効率化が必須です。労働時間が短くなることで、労働者に時間的にも精神的にも余裕が生まれます。これは、政府が目指す働き方改革のメリットとも一致します。

業務効率化を実現するには、ITツールを活用することがひとつの方法です。ITツールを活用すれば、時間のかかる手作業やExcel入力などを減らすことができます。いきなりAIのような高度な仕組みを導入する必要はありません。現場で時間をかけている細かい入力作業をマクロで自動化するなど、小さなことから始めても効果は期待できます。また、マルチデバイスに対応したサービスを活用すれば、営業など社内にいない時間が多い人が外出先でもスマホなどを用いることでスマートに作業できます。移動などのすき間時間に作業ができれば、これまで無駄にしていた時間も有効活用できるでしょう。

近年、IT技術は非常に進歩しているので、自分では思いつかないような部分でもITツールを活用できるシーンはあります。クラウドサービスを利用すれば自社で設備を用意する必要もないので、簡単に導入することが可能です。現場の業務内容を確認し、活用できるツールがないか探してみることが大切です。また、ITに詳しい若手社員からの意見をもらってもよいでしょう。自社システムを管理しているベンダーに相談してみてもよいかもしれません。意外とシステム化・効率化できる作業はあるものなので、細かい部分についても確認してみましょう。

情報をクラウド化することも、業務効率化につながります。属人化してしまっている作業もクラウド化すれば、何度も同じ説明をする必要はありません。誰でも同じ作業ができるように情報が整理されていれば、特定の人に頼ることなく作業を進めることができます。それによって交代で有給休暇の消化ができるようにもなり、ワークライフバランスの実現にもつながるでしょう。また、ペーパーレスを進めることで紙媒体の作業や保管、印刷や配布にかかる時間をなくせます。情報がいつでも検索できる状態になるため、紙媒体より必要な情報を探すスピードも格段に上がるでしょう。紙媒体を保存しておく場所も不要になるため、オフィスが整理された状態になります。オフィスの環境が良くなることは、社員の精神的にもよい影響を与えることでしょう。

業務内容によっては、作業をアウトソーシングするという方法も有効です。入力などの単純作業を外注することで、重要な業務に時間をかけることが可能になります。単純に作業時間が減らせるというだけの話ではありません。単純作業から解放されることでその人のパフォーマンスが上がり、重要業務について生産性の向上が期待できるのです。そのため、業務工数や経費を減らして生産性をアップできます。

業務効率化には、円滑なコミュニケーションも必要不可欠です。グループチャットなどのツールを使うと、大勢の人にも瞬時に連絡を取ることができます。口頭での指示や連絡は時間がかかるうえ、言い方やタイミングなどで人によって受け取り方に差が出てしまうこともあります。一方、グループチャットツールであれば、全員に同じ情報を一斉に伝えることが可能になります。受け手も自分の都合のよいタイミングで確認することができ、口頭連絡と違って作業の手を止めて話を聞く必要もないので、効率よく情報を得られることもメリットです。また、既読確認機能を使えば、連絡漏れがないかどうかも確認することが可能です。それにより、業務の進捗状況や新しい案に対する反応などを把握しやすくなり、スピード感のある業務が可能になるでしょう。

よく見直してみると、当たり前となっている会議の時間を減らすことも可能です。無駄な会議を洗い出して廃止することで、時間の節約になります。定例会を廃止する、間隔を空けるなどを検討してみましょう。実施することが当たり前となっている会議でも、よく見直してみると不要だったということはよくあります。参加者に会議について率直な意見を聞いてみるとよいでしょう。また、必要な会議でも参加者が本当に適切かどうかも見直す価値があります。特に、大勢が集まる報告会議などは参加者を見直してみましょう。本当は参加しなくてもよい会議に時間を取られている人がいたとしたら、その時間を他の業務に当てることで効率化が可能です。会議に参加しなくてもあとで資料などを確認すればよいという場合もあります。会議とはその人の業務時間の一部を拘束することになるという事実を再認識すれば、積極的に効率化を進めることができます。

スキルに合わせた人材配置も重要です。個々の能力に合わせて人員を適材適所に配置することで、それぞれが自分の能力を最大限に発揮できます。それにより、作業スピードのアップが期待できます。本来のスキルに合っていない部署に配置されている社員がいるとしたら、社員の精神的にも良くありません。まずは、各社員がどんなスキルを持っていて、どんな仕事に長けているのかをしっかり把握するところから始めましょう。もし、これまであまりパフォーマンスが良くなかった社員がいたとしても、配置を変えることで活躍してくれることもあります。今あるリソースのパフォーマンスを最大限に高めることが、効率化にはとても重要なことです。

テレワークの導入も、業務効率化にはとても効果的です。自宅や外出先でも業務ができるようになれば、空き時間や待ち時間をなくすことができます。スマホで簡単に作業ができる環境があれば、営業や外出が多い社員もすき間時間で業務を進めることができます。テレワークは外で作業するためだけでなく、外出中の社員とオフィスにいる社員のやりとりが円滑になるというメリットもあります。また、育児や介護などの理由で出社して働くことが難しい人も採用できるようになり、人員不足の解消も期待できます。通勤が難しいというだけで、優秀な人材はたくさんいるでしょう。そのような人材を確保できることは、会社の発展につながります。新しい人材の確保だけでなく、優秀な社員が育児や介護のために離職してしまうという事態を防ぐこともできます。

さらに、地方にたくさん支社があるという会社でもテレワーク導入はメリットがあります。これまで出張して会議が必要だったものも、テレワークシステムで離れた場所にいる人とも簡単にやりとりができるようになります。出張費も抑えられ移動にかかる時間もなくなるので、効率化に繋がるでしょう。そして、テレワークにはセキュリティ対策が不可欠ですが、セキュリティ対策がしっかりしたテレワークサービスはたくさんあります。その中で自社にあったサービスを選ぶようにしましょう。moconaviなど、BYODにも適したサービスを選べば現在使用しているデバイスをそのまま活用できるので、低予算でテレワークを導入することも可能です。

業務効率化を実現させる第1ステップとして、現状を把握することから始めましょう。解決すべき問題を見極め明らかにすることが重要です。そのステップを省略してしまうと、効果的でない施策を進めてしまうことにもなりかねません。自社が抱えている問題ごとに、業務効率が悪い原因を特定する必要があります。また、業務ごとにその作業が本当に必要な作業なのかどうかを見直すことも重要です。実はやらなくてもいい作業に時間をかけているとしたら、その時間を短縮して他の業務にあてられます。その部署では当たり前になっていることも他の部署から見れば疑問が出てくることもあるので、部署の枠を超えて現状把握を進めることは効果的です。

業務効率化を実現させるための第2ステップは、改善計画の案を挙げることです。第1ステップで特定した原因を解消するための計画を立てましょう。計画とともに目標も設定し、何時間・何パーセントの効率化が見込まれるのか具体的に数値で表すことで、説得力のある計画になります。ただし、高すぎる理想で実現可能性の低い目標を立てても意味がありません。実際に効率化に取り組むのは現場なので、無理のない範囲の目標を立てるようにしましょう。

業務効率化の計画が立てられたら、第3ステップは計画の実施と効果の測定です。計画に沿って改善案を実施します。定期的に効果の測定を行い、どれほどの効果が得られているかをチェックしましょう。思ったほどの効果を得られていない場合、計画を見直す必要があります。逆に、予想以上の効果が得られている場合でも、さらに上を目指して計画を見直すことは重要です。計画の実施と見直しのサイクルを回して、施策の効果を最大限に発揮できるように進めましょう。

業務効率化がいかに重要であるかを紹介してきましたが、単純に効率化を推し進めては逆効果になる分野もあることには注意が必要です。たとえば企画や開発、営業などはコミュニケーションが特に重視される領域です。効率化だけを求めてコミュニケーションをおろそかにすると、かえって生産性が低下してしまう恐れがあります。システム化する部分と、人間のやりとりを重視する部分をしっかり見極めることが必要です。他の部署から見れば意味がないように思えることも、その現場ではとても重要な意味を持っていることもあります。一方的に改革を推し進めるのではなく、現場の意見にしっかり耳を傾けることで理解を得やすくなります。

また、時間短縮ばかり重視してチャットやメールばかりの機械的なやりとりが増えすぎると、社内の人間関係にひびが入ってしまうこともあるでしょう。文字だけのやりとりでは誤解が生じてしまうこともあります。会議も必要以上に廃止しては、コミュニケーション不足に陥ります。人間同士が仕事をしているので、効率化を無視して時には直接やりとりすることも必要です。効率の良さや合理性が大切なのは事実ですが、信頼関係が失われてしまっては逆効果になるので注意しましょう。

業務効率化は、働き方改革を進めるうえで重要な項目です。自社に合わせた方法で、業務効率化を進めましょう。テレワーク導入を検討する場合は、テレワークプラットフォームのmoconaviをチェックしてみてはいかがでしょうか。moconaviは多くの企業での導入実績があり、セキュリティ対策もしっかりしているので安心です。自社に合わせた方法を見極め、ITツールをかしこく利用して業務効率化を進めましょう。